O que fazer em caso de extravio de documento?

O extravio de documento de uma empresa não só causa preocupações imediatas, mas também pode ter implicações de longo prazo. Afinal, dados e informações confidenciais podem ser expostos e acabar sendo utilizados indevidamente por terceiros.

Sendo assim, saber o que fazer caso essa situação se concretize é crucial, além de entender quais estratégias podem ser aplicadas para evitar o extravio.

Continue acompanhando esse conteúdo e confira dicas de como agir diante de um extravio de documento!

O que é o extravio de documento?

O extravio de documento refere-se à perda, roubo ou desaparecimento de documentos importantes para a empresa.

Esses documentos podem incluir contratos, registros financeiros, dados de funcionários, recibos, faturas e outras informações críticas para a operação e a conformidade legal da empresa.

Com isso, o extravio não só prejudica a organização internamente, mas também pode expor a empresa a riscos legais e financeiros significativos.

O que fazer no caso de extravio de documento?

Diante do extravio de documento na sua empresa, é importante agir com rapidez. Abaixo, confira algumas dicas de como proceder nesses casos.

Registrar um B.O.

Se foi constatado que documentos extraviados continham dados importantes, é recomendado a realização de um Boletim de Ocorrência (B.O.). 

Registrar um B.O. de extravio de documentos é um procedimento essencial, pois formaliza perante as autoridades a ocorrência do incidente, possibilitando medidas legais futuras se necessário.

Revisar protocolos de segurança

Além disso, revise os protocolos de segurança internos para identificar como ocorreu a perda ou o roubo e implementar medidas corretivas para evitar recorrências.

Informar aos interessados

Em sequência, informe as partes interessadas sobre o incidente. Isso inclui funcionários, clientes e fornecedores que possam ser afetados pelo extravio. A comunicação transparente ajuda a manter a confiança das partes envolvidas e demonstra o compromisso da empresa em resolver o problema. Inclusive, essa é a postura adequada para a ocasião, conforme as normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Publicar o extravio

Outra prática recomendada é fazer a publicação do extravio dos documentos no Diário Oficial. Isso garante a publicidade do ocorrido, sendo uma forma de evitar eventuais penalidades fiscais e financeiras caso os órgãos fiscalizadores exijam que a empresa arque com tributos já pagos, por exemplo.

E mais, essa publicação é importante para evitar o uso indevido dos documentos e uma eventual responsabilização da empresa posteriormente.

Como evitar o extravio de documentos da empresa?

Além de saber como lidar com esse tipo de situação, é necessário entender como evitar o extravio de documentos. Afinal, a empresa necessita de altos níveis de segurança quanto aos dados, documentos e informações envolvidos na operação cotidiana.

Nesse sentido, a primeira etapa envolve a digitalização dos documentos. Transformar os arquivos físicos em digitais não só economiza espaço, mas também facilita o gerenciamento de documentos.

Utilizar sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) permite que você armazene, organize e acesse facilmente toda a documentação necessária, reduzindo drasticamente as chances de perda de documento.

Além disso, estabelecer políticas claras de gestão documental é essencial. Isso inclui definir quem tem acesso a quais documentos, como e quando os documentos devem ser arquivados ou descartados, e os procedimentos a serem seguidos em caso de extravio de documento.

Treinamentos regulares com os colaboradores sobre a importância do manejo correto dos documentos e as práticas de segurança também são fundamentais para minimizar riscos.

Por último, mas não menos importante, adotar medidas de segurança física e digital. Isso envolve desde ter armários de arquivos trancados até sistemas de backup e proteção contra ataques cibernéticos.

A implementação dessas medidas assegura uma camada extra de proteção contra o extravio de documento, garantindo que mesmo em caso de incidentes, como desastres naturais ou violações de segurança, os documentos da empresa permaneçam seguros e recuperáveis.

Ao seguir esses passos, as empresas podem fortalecer significativamente suas estratégias para prevenir problemas do gênero. É um investimento na continuidade dos negócios, na conformidade legal e na proteção da reputação corporativa.

Comece hoje mesmo a implementar estratégias na gestão documental da sua organização e, em caso de perdas ou roubos, entre em contato com o Diário Oficial-e para publicar o extravio de documento e garantir maior segurança à sua empresa!

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