Entenda o que é pregão eletrônico e os erros mais comuns

Você sabe o que é pregão eletrônico? Ele é uma das modalidades de licitações públicas mais comuns. No entanto, por desconhecimento de seu funcionamento, muitas pessoas perdem grandes oportunidades por erros cometidos.

Para evitar que isso aconteça, é necessário que você entenda quais são os principais fatores que podem levar a uma desclassificação ou à perda de chances relevantes para o negócio. Para isso, continue sua leitura!

O que é pregão eletrônico?

Trata-se de uma forma de licitação da modalidade pregão, em que as propostas são apresentadas por intermédio da tecnologia da informação. Ele é usado para a obtenção de bens e serviços comuns, apresentando agilidade, desburocratização dos processos e economia no procedimento licitatório.

No pregão eletrônico, não existe a presença física das pessoas envolvidas, já que todas as fases são realizadas por meio da Internet. Por meio dela, os pregoeiros e licitantes se reúnem em sessão pública e ali são expostos os lances e as propostas. Também são feitas a classificação, a habilitação etc.

Quais são as características do pregão eletrônico?

Entre as principais características do pregão eletrônico, podemos citar:

• inexistência de limite de valores;
• menor burocracia ao longo do processo;
• possibilidade de recurso único;
• obrigatoriedade do critério do menor preço;
• disputa por lances.

Como ele funciona?

O pregão eletrônico é regulamentado pelo Decreto nº 5.450/2005. Nele, o preço é o fator principal para que a contratação aconteça. Por esse motivo, em primeiro lugar, é feita a abertura das propostas. Após, ocorre a apresentação dos documentos.

A sessão pública acontece a distância, via sistemas eletrônicos. O processo se inicia com o acesso das empresas interessadas ao sistema do órgão público responsável pelo procedimento para fazer o cadastro. A interessada deve finalizar o processo de cadastramento, que é diferente de acordo com cada site de compras. Assim, estará apta a participar do pregão.

Quais são os principais erros e como evitá-los?

Existem alguns erros que são muito comuns no pregão eletrônico e que devem ser evitados. Veja quais são eles!

Falta de exame do edital

Muitas empresas não examinam o edital corretamente ou deixam a tarefa para a última hora. Isso provoca a impossibilidade de interpor o pedido de impugnação, a falta de tempo hábil para a realização da vistoria do órgão ou a dificuldade para a  obtenção dos documentos exigidos.

Para evitar esse problema, é necessário estar atento aos Portais de Licitação. Assim que o edital for publicado, é preciso baixar uma cópia para ler com atenção cada detalhe, observando se algum documento extra foi solicitado e se há causas para sua impugnação ou não.

Desatenção aos prazos

Muitas vezes, os licitantes confundem o prazo para impugnação, que é de dois dias úteis anteriores à data da abertura do certame. Contudo, para evitar problemas, o ideal é contar com três dias úteis antes da abertura.

Então, preste atenção quanto aos prazos e evite deixar para realizar o procedimento nas últimas horas permitidas para a entrega.

Erro no registro de proposta

Um outro erro comum está relacionado ao registro da proposta no dia da licitação. Isso porque existem diferenças quanto ao horário limite do registro de proposta de preços no sistema. Em algumas situações, é permitido que ele seja realizado até uma hora antes da licitação, em outras, até o dia anterior. Nas demais (menos comuns), pode ocorrer entre 48 e 72 horas antes do início do processo licitatório.

Para evitar esse erro, realize o registro da proposta com um tempo maior de antecedência. Isso evita possíveis impossibilidades do registro por intercorrências advindas da queda do sinal da internet ou por demais problemas que podem acontecer.

Identificação do licitante

A identificação do licitante é uma falha que também acontece com certa frequência. Em alguns portais de licitação, é exigido que as propostas e planilhas sejam anexadas no sistema ao longo do registro.

Por isso, é importante ter muito cuidado para que todas as informações que possam servir como maneira de identificação da empresa sejam ocultadas.

Como no pregão eletrônico a identificação do licitante na proposta de preços é vedada, nunca deixe de averiguar se há algum elemento que identifique a companhia. Retire qualquer fato que possa caracterizar a sua empresa.

Assinaturas diversas

Não é permitido que os documentos apresentados pela mesma companha sejam assinados por pessoas diferentes. Então, caso seja preciso entregar algum registro que precise de assinatura, providencie tudo de maneira prévia.

Preste atenção para que os documentos não tenham assinaturas diferentes, o que pode provocar a inabilitação ou a desclassificação da companhia. Isso quer dizer que as planilhas, certidões, declarações e demais documentos devem ser assinados pela mesma pessoa.

Falta dos documentos necessários para a habilitação

Esperar ser declarado vencedor da licitação para providenciar todos os documentos necessários pode gerar certos riscos. Isso porque, após a escolha, o pregoeiro dará um prazo pequeno, em torno de 60 minutos, para a apresentação desses itens. Nesse tempo, várias intercorrências podem acontecer, e você pode ficar na mão e perder sua oportunidade.

Portanto, antes de iniciar o processo licitatório, já separe todos os documentos e os deixe prontos para serem incluídos no sistema ou impressos. Além disso, esteja preparado para fazer alguma alteração que seja exigida em relação aos preços constantes na planilha.  

Abandono do procedimento no final

No pregão eletrônico, se outra empresa for declarada vencedora, não abandone o procedimento. Por mais que você não tenha vencido a licitação, é importante usar os dados do certame para criar um banco com informações relevantes e que poderão ser úteis para a próxima experiência que a companhia tiver.

Então, em vez de “abandonar” o processo, peça uma cópia da documentação que tiver sido apresentada na disputa. Afinal, quanto mais dados você tiver em mãos, melhor.

Agora que você já sabe o que é pregão eletrônico e os principais erros cometidos nesse processo, fique sempre atento para evitá-los e não perder oportunidades importantes que podem colaborar para o crescimento do negócio. Para isso, as dicas que apresentamos podem ajudar muito!

Ainda ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Então, entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!