7 dicas para a gestão administrativa de escritório de advocacia

Para ter sucesso em um negócio próprio no ramo de direito, não basta ser um ótimo advogado e estar sempre se especializando. Também é preciso saber como fazer a gestão administrativa do escritório de advocacia de modo eficiente, caso contrário podem ocorrer diversas complicações.

Entre os imprevistos estão problemas financeiros, dificuldades para lidar com a equipe, parceiros ou clientes, falta de êxito ao gerir os horários, entre outros. Muitas vezes, a gestão administrativa é justamente o maior desafio, uma vez que a maior parte dos advogados não possui qualquer formação ou estudo formal na área de administração.

Entretanto, é fundamental buscar informações e procurar se especializar, mesmo que informalmente, para gerir o escritório da melhor forma possível. Para isso, trouxemos as 7 principais dicas para você realizar de forma correta a gestão do negócio.

Continue lendo para ter cada vez mais êxito no seu trabalho!

1. Traçar planos estratégicos

Gerir um negócio sem traçar planos estratégicos é como dirigir um veículo sem saber aonde quer chegar. Por mais que haja concentração e amor pelo trabalho, dificilmente resultados surpreendentes aparecerão. O planejamento estratégico é fundamental para dar vida às metas e objetivos que você almeja para a sua carreira e, consequentemente, para a sua vida.

Portanto, inicie perguntando-se o que você deseja ao longo prazo. Defina uma meta principal e estipule um número de anos ou meses para alcançá-la. Depois, quebre essa meta em etapas menores de curto e médio prazo — isso vai facilitar a execução e vai ajudar você a estabelecer um plano de ação.

Além do objetivo principal, você pode ter objetivos secundários para as diferentes áreas do negócio (financeiro, RH, comunicação etc.). O importante é, ao final, sempre transformar as metas em ações práticas para serem realizadas constantemente ao longo das semanas.

2. Controlar as finanças

Todo advogado sabe que uma das tarefas mais difíceis é cobrar os clientes — ainda mais quando você tem dificuldade para definir o preço da sua hora. Sendo assim, a base do controle financeiro é conhecer exatamente os custos do negócio e saber quanto você precisa ter de receita para obter o lucro que deseja. A partir daí fica mais fácil precificar.

Porém, isso não é tudo. Também é necessário manter um controle diário de todas as entradas e saídas de dinheiro. Dessa forma, você consegue se planejar para o futuro, sabendo quais despesas — fixas e variáveis — estarão presentes nos próximos meses. Isso ajuda a fazer cortes, caso seja necessário para manter a saúde financeira do escritório.

3. Gerir as informações

A gestão administrativa de um escritório de advocacia envolve, invariavelmente, a gestão das inúmeras informações diárias com as quais o negócio lida. Sem organização, fica fácil perder tempo ao procurar por dados ou até mesmo perder dinheiro diretamente por erros.

Então, antes de tudo, é indicado trabalhar na padronização das informações do escritório. Isso vale, por exemplo, para cadastros de clientes. Ao mesmo tempo, é importante lembrar que o objetivo da padronização é agilizar o fluxo de trabalho, e não tornar o escritório burocratizado.

Assim como no planejamento estratégico, vale a pena dividir o escritório em áreas e definir os padrões ao lidar com cada tipo de informação. É possível criar planilhas, formulários e documentos compartilhados que facilitem o acesso, a consulta e o processamento dos dados.

4. Treinar a equipe

Não importa quantas pessoas existem na sua equipe — uma, duas ou dez. O fato é que todos os tipos de profissionais precisam ser treinados, caso contrário o potencial de cada um deles (incluindo você) nunca será 100% aproveitado.

Sabendo disso, faça uma lista das principais habilidades que estão faltando hoje no seu escritório, ou mesmo daquelas capacidades que poderiam ser melhor exploradas. Para facilitar, você pode pensar novamente por área, por colaborador ou por tarefas.

Depois disso, busque alternativas para capacitar a equipe. Podem ser reuniões internas, treinamentos fora do escritório ou até mesmo cursos à distância. Pode ter certeza: o desempenho vai melhorar, assim como a fidelização dos funcionários.

5. Cuidar do relacionamento com clientes

Este é um ponto essencial na gestão administrativa do escritório de advocacia. Os clientes são a parte mais importante para garantir a existência de qualquer negócio, e na área do direito não seria diferente. Para quem trabalha sozinho, o relacionamento acontece de forma natural, sem processos definidos.

Contudo, quando o negócio expande, muitas vezes começa a haver desorganização nesse ponto. Por isso, é muito importante determinar quem são os responsáveis pelo relacionamento com os clientes em diferentes contextos, como no primeiro atendimento, em prospecções, em acompanhamentos de casos em aberto, e assim por diante.

6. Investir em tecnologia

Hoje em dia, a tecnologia atua como diferencial competitivo em todos os setores. Escritórios que contam com um sistema de gestão, por exemplo, tendem a sair na frente dos concorrentes que não possuem esse tipo de ferramenta. Afinal, a organização e padronização dos trabalhos é facilitada, além de contar com informações estratégicas para rever metas e resultados.

Outro ponto interessante é a gestão de leads, ou seja, potenciais clientes. Atualmente existem softwares voltados especialmente para o relacionamento com o consumidor. Dessa forma, o escritório não deixa passar nenhuma oportunidade de fechar um trabalho.

Além disso, uma boa estrutura de TI traz segurança e confidencialidade aos processos, já que as informações ficam protegidas de qualquer acesso indevido ou violação.

7. Administrar as rotinas

Parece óbvio falar que todo profissional deve administrar sua rotina e fazer a gestão do tempo no seu dia de trabalho, mas quantas pessoas realmente executam isso na prática? Não estamos falando simplesmente de ter uma agenda de compromissos. A administração das rotinas das equipes vai além.

Esse tipo de prática começa com a definição de prioridades. Quais são as principais atividades que cada pessoa deve exercer para alcançar as metas traçadas? A partir daí, é necessário monitorar o tempo gasto em cada tipo de tarefa para verificar se as prioridades estão sendo seguidas. Com isso, o escritório de advocacia passa a ser muito mais eficaz e produtivo, conquistando mais resultados concretos.

Sem dúvida, a gestão administrativa de escritório de advocacia apresenta uma série de desafios. No entanto, lembre-se que desafios não são problemas, mas sim oportunidades para se diferenciar. Os advogados que dão atenção a esses pontos facilmente se destacam da concorrência, atraindo cada vez mais clientes e gerando mais lucros para o negócio.

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