Aprenda como melhorar o desempenho do departamento jurídico

Chega um momento em que as coisas estacam. Quase tudo na vida tem prazo de validade e se não dermos aquele empurrãozinho, nada muda e a inércia se impõe. Isso vale para vida pessoal e a profissional. Não raro, empresas e escritórios crescem até um determinado estágio e não avançam mais, permanecendo estagnados e sem perspectivas de expansão.

Esse problema, porém, tem solução! É possível buscar alternativas e remodelar a situação, garantindo novos panoramas e progressos. Empreender na advocacia é sempre um desafio e o primeiro passo é querer sair dessa imobilidade. Se você está lendo este artigo, é sinal de que deseja avançar.

Continue a leitura e veja tudo o que pode ser feito para melhorar o desempenho do departamento jurídico!

Planejamento

Montar um departamento jurídico e mantê-lo sem um planejamento é um erro grave. É contar com a sorte, sendo que o mercado não se faz por sortilégios. É necessário mapear o empreendimento e estabelecer metas a curto, médio e longo prazos, inclusive reavaliando o planejamento esporadicamente, de acordo com as oportunidades.

Para planejar, você precisa conhecer muito bem sua área de atuação, assim como cada detalhe de funcionamento do seu negócio e o perfil da equipe que estará com você a cada passo delineado. Assim, é necessário definir os seus objetivos e as metas que o levarão até eles

Otimização das tarefas

Crescimento implica em aumento de capacidade. Fazer tudo como sempre fez não lhe tirará do lugar. Assim, com base no mapeamento elaborado para o planejamento, otimize as tarefas, minimize os procedimentos e, com isso, garanta eficácia ao processo, o que, inclusive, favorece o planejamento, além de reduzir riscos e erros.

Essa otimização influencia diretamente no alívio da carga de trabalho e na consequente redução do estresse da equipe, aumentando sua capacidade de produção e refletindo positivamente nos lucros. Por isso, é um importante passo para melhorar o desempenho do departamento jurídico.

A revisão dos procedimentos deve incluir também a logística documental. Uma maior eficácia nesse quesito é facilmente obtida com o auxílio de softwares específicos, mas tecnologia é um assunto que trataremos adiante. O importante é você saber que a gestão de documentos não pode ser deixada de lado neste importante momento de reestruturação do escritório, por também favorecer a redução de custos.

Melhoria da comunicação

A melhoria da comunicação tem um papel fundamental na otimização das tarefas e no planejamento. A equipe precisa estar bem entrosada, por dentro de tudo que está ocorrendo e ciente dos prazos e das etapas a cumprir. Quando os colaboradores conhecem e participam do planejamento e da efetivação das mudanças, comprometem-se com os resultados.

Da mesma forma, melhorar a comunicação com o cliente contribui para o estabelecimento de confiança e segurança no profissional, resultando em maiores chances de fidelização e indicação de novos clientes.

Investimento em tecnologia

O questionamento a seguir é clichê, mas fundamental: nos dias de hoje, quem vive sem tecnologia? Vamos mais longe: qual tecnologia se mantém eficaz após um ou dois anos de uso? As respostas são óbvias! É impossível viver sem inovações tecnológicas atualizadas em curtos períodos de tempo. Então, por que você acredita que seu escritório vai sobreviver sem acompanhá-las?

A tecnologia é fundamental na comunicação, no planejamento, na execução de tarefas, na gestão de documentos, entre outros. O mercado apresenta soluções personalizadas e adequadas para todo e qualquer empreendimento. Pesquise, conheça, teste e adquira um software jurídico que atenda às necessidades do escritório. Essa dica é fundamental para melhorar o desempenho do departamento jurídico!

Treinamento da equipe

Como dissemos, um dos benefícios da otimização das tarefas é a redução do estresse pelo alívio da carga de trabalho. Um aliado nesse processo é o treinamento da equipe. É necessário não apenas capacitá-la nas novas práticas, mas também qualificá-la para a nova fase do escritório.

A equipe precisa estar preparada para as inovações estruturais e também para lidar com a ampliação das atividades resultantes da melhoria do desempenho do departamento jurídico. Os advogados, bem como o suporte administrativo e jurídico, devem ser treinados tanto em suas áreas específicas quanto no conhecimento de tudo que está relacionado a sua atividade.

O conhecimento de todo o procedimento e das metas propostas contribui para a integração da equipe.

Ampliação ou especialização

Uma questão muito importante a ser avaliada quando se pretende ampliar o escritório é analisar a necessidade de uma especialização ou de ampliação das áreas de atuação. O aprofundamento em um tema no qual a equipe já se dedica ou a abertura para novos ramos do Direito devem ser pensados considerando as perspectivas de mercado. O que não faltam são estudos e indicações nesse sentido.

Uma forma interessante de ampliar o ramo de atuação é o estabelecimento de parcerias, sobre as quais vamos discutir um pouco mais adiante.

Avaliação rotineira

Para garantir que as estratégias elaboradas alcancem os resultados esperados, é muito importante uma constante avaliação das inovações, da equipe e das soluções obtidas. A atenção deve ser rotineira e as metas reconsideradas a cada análise, de acordo com o acompanhamento dos indicadores de desempenho.

É interessante estabelecer bonificações que incentivem a melhoria da performance, inclusive para os parceiros do escritório.

Desenvolvimento de parcerias

Nem sempre é possível alcançar os objetivos definidos sem contar com colaboradores externos à equipe. Esse apoio vem de escritórios ou profissionais que trabalham em parceria e permitem ao departamento jurídico, por exemplo, abranger uma maior área territorial de atuação. Além disso, facilitam a abrangência de temas nos diferentes ramos jurídicos a partir de parcerias especializadas.

Caso seja considerado interessante contar com parceiros, não se esqueça de que eles também devem estar conectados ao padrão de melhoria definido para o departamento. Caso contrário, podem impactar negativamente a imagem do escritório.

Esperamos que este artigo tenha lhe convencido de que é preciso descartar velhas práticas e inovar sempre, caso queira aumentar o desempenho do departamento jurídico. E que, para tanto, é necessário traçar metas a serem alcançadas, avaliando etapa por etapa do processo de mudança.

Seguindo as dicas acima, você conseguirá alavancar seu escritório e aumentar sua rentabilidade. Porém, se não o fizer, dificilmente se manterá por muito tempo no mercado, pois, com certeza, seu concorrente já está colocando essas orientações em prática.

Agora que você já conhece os passos que precisa seguir para crescer e aumentar o desempenho do departamento jurídico, leia nosso artigo “Entenda o que é paralegal e veja 4 motivos para contratar um” e saiba como esse profissional pode ser útil em seu percurso. Boa leitura!