Entenda a importância de criar uma ata de reunião e quais pontos se atentar

Todo encontro precisa ser registrado de maneira clara. A documentação desse evento é importante para que fiquem esclarecidos e delimitados todos os pontos a serem abordados e para que os objetivos de todas as partes estejam alinhados. Diante desse cenário, criar uma ata de reunião é uma etapa essencial para os negócios das empresas e escritórios.

Fatos inconvenientes, como assuntos desnecessários, falta de delimitação dos temas que precisam ser discutidos, conversas acaloradas, discussões e falta de objetividade são problemas que podem acontecer e tornam uma reunião longa e cansativa. Além disso, é importante que esse encontro seja registrado e transmitido a todos os envolvidos.

Pensando em como evitar isso, vamos mostrar como criar uma ata de reunião e qual é a sua importância para as corporações. Então, acompanhe a leitura!

O que é uma ata de reunião?

Ata de reunião é o documento por meio do qual é registrado tudo o que aconteceu ou acontecerá em um evento e os assuntos que foram ou serão debatidos. A linguagem deve ser redigida de forma objetiva, clara e retratar fielmente o que aconteceu.

O relato é escrito por uma secretária executiva, digitador ou auxiliar. O importante é ter atenção para que todos os detalhes constem no documento.

O seu conteúdo pode ser distribuído entre os participantes e, até mesmo, ser levado à publicidade em jornais e outros veículos de comunicação para que os interessados no feito possam ter ciência do seu teor ou para atender ao disposto na lei. Dessa forma, a ata terá valor nas searas administrativa e legal.

Mesmo que o ambiente de trabalho seja mais simples e até informal, é recomendado que tudo o que foi discutido seja registrado na ata, para que a reunião possa ser mais produtiva e para que o documento possa ser transmitido aos seus participantes, posteriormente.

Qual é a importância de criar uma ata de reunião?

A ata evita que o conteúdo que foi debatido durante uma reunião ou assembleia se perca. Da mesma forma, garante uma maior produtividade do encontro e assegura que o debate vai focar nos assuntos que precisam ser abordados de verdade, sem rodeios ou enrolação.

É importante que os gestores e o chefe tenham o hábito de elaborar uma ata que registre os assuntos abordados e os fatos que foram apresentados.

A oficialização dos assuntos que foram discutidos é a maneira mais prática de alinhar o objetivo da empresa com o desempenho e o trabalho dos funcionários. Por isso, o seu conteúdo deve ser de fácil entendimento e com um formato e linguagem simples, para que todos que fazem parte da equipe consigam compreender facilmente.

Não é rara a ocorrência de reuniões que demoram longas horas e discussões inúteis que não levam a lugar nenhum. O pior é que muito do que foi abordado nesses encontros é simplesmente ignorado ou a equipe sequer recebe o documento com aquilo que foi discutido.

Isso acontece porque os administradores acham que as pessoas guardam tudo o que foi discutido na memória e vai ser fácil lembrar depois de um tempo. Isso é um grave erro. O ocorrido na reunião é esquecido ou, então, acontece uma confusão de pensamentos que gera ainda mais problemas na execução das tarefas. Por isso, a oficialização dos acordos e prazos é essencial para alinhar o trabalho de todos os funcionários.

De qualquer maneira, independentemente da área em que atuar, o conselho é: jamais deixe de relatar em um documento tudo o que acontece nas reuniões para que as partes possam se manter alinhadas com o que ficou decidido entre a equipe.

Como fazer uma ata de reunião?

Antigamente, as atas costumavam ser mais complexas, com termos de difícil compreensão e com uma linguagem mais formal. Felizmente, esse panorama mudou.

Hoje em dia, a empresa tem prezado por um conteúdo mais prático e simples, que todos entendam, e que não dê margem para dupla interpretação ou frases obscuras que possam confundir o leitor.

De olho nessa tendência, as atas mudaram. Ainda assim, é importante usar um passo a passo para a sua criação, contendo pontos que necessitam de atenção e que tratam de informações imprescindíveis. Vamos ver isso, a seguir.

Cabeçalho

O cabeçalho deve conter os dados principais sobre a reunião, tais como

• data e hora do início e do fim da reunião;
• local em que ela ocorreu;
• pessoas envolvidas: é importante identificar os participantes presentes com o seu nome, cargo que ocupam, telefone e outros dados, caso seja necessário.

Tipo de reunião

O tipo da reunião consta na pauta e se refere ao que vai ser tratado no encontro. Isso ajuda a identificar melhor o evento. Podemos citar como exemplo uma reunião para definir estratégias de vendas, premiar os funcionários mais produtivos, definir férias de cada um etc.

Objetivos

A ata deve conter todos os assuntos e temas que serão abordados. Ela precisa ter objetivos para se concretizar. Pode ser uma pauta definindo novas estratégias para atender melhor os clientes, como utilizar um sistema eletrônico e um software novo, como acelerar os prazos etc.

Acompanhamento

Essa etapa diz respeito às discussões que são abordadas ao longo da reunião. Dessa forma, é feito o relato contendo a apresentação de uma ideia, um arquivo que foi entregue, o motivo de uma sugestão ter sido rejeitada ou aprovada etc. Enfim, tudo o que aconteceu no decorrer desse encontro deve ser documentado.

Definições

Como o próprio nome sugere, a definição é a exigência de a ata conter tudo o que foi definido na reunião, devidamente registrado. Isso evita que funcionários desatentos argumentem que tal tema não foi debatido.

Afazeres

As atividades que precisam de atenção e que precisam ser executadas são discutidas e registradas, de preferência citando desde já o profissional que ficará responsável pelo caso e o prazo que terá à sua disposição para realizar a tarefa.

Por que a ata de reunião deve ser publicada no Diário Oficial?

O Diário Oficial é a plataforma oficial de comunicação que serve de consulta para todos os profissionais e órgãos da Administração. Esse sistema faz a publicação do conteúdo da ata e, assim, garante a fé pública a tudo que consta nesse documento, inclusive perante terceiros.

Ela é importante para deixar os cidadãos e todos os funcionários da equipe cientes de todas as decisões que foram tomadas. Assim, não é possível alegar desconhecimento ou ignorância, pois tudo foi publicado devidamente em um meio oficial.

Como vimos, criar uma ata de reunião é um passo muito importante em todo encontro de equipes. Esse documento funciona como um meio efetivo para organizar a empresa e alinhar os objetivos da administração com o trabalho dos seus funcionários. Não há um modelo padrão, cada um é feito de maneira única, levando em consideração os propósitos e características de cada negócio.

Agora, você já sabe como criar uma ata de reunião! Quer entender mais sobre o assunto? Então, conheça a diferença entre ata e memória de reunião!

Veja mais: Importância da ata | DOE SP | DOE RN