Gestão documental: quais as fases da vida documental de um arquivo?

Você já ouviu falar em gestão documental? Trata-se do ato de administrar os documentos de uma empresa, a exemplo de certidões, certificados, notas fiscais e contratos, entre outros, em suas diferentes fases.

Essa área de atuação pertence à arquivologia, ciência que estuda as técnicas de arquivo, e é bastante aplicada nos setores públicos — sendo, por isso, uma disciplina cobrada em vários concursos. Além disso, muitas vezes a atividade é direcionada para o departamento jurídico das organizações.

Ainda assim, por conta de seus benefícios, a gestão documental vem sendo cada vez mais praticada em companhias do setor privado. A atividade é fundamental em escritórios de advocacia, por exemplo, que precisam manter os documentos dos processos de seus clientes sempre muito bem organizados.

Pensando nisso, vamos mostrar quais são as fases da vida documental de um arquivo neste artigo. Também apresentaremos uma série de boas práticas para fazer uma correta gestão documental. Continue a leitura e confira os tópicos a seguir.

Fases da vida documental dos arquivos

O chamado ciclo vital de um arquivo é composto por três fases: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. Abaixo, explicaremos cada uma delas.

Arquivo corrente

São chamados de arquivos correntes, como o próprio nome sugere, os documentos ativos e bastante utilizados no momento atual. Trata-se de papéis que estão estreitamente vinculados aos objetivos imediatos da empresa, sendo até necessários para a execução de suas atividades-fim.

Notas fiscais recentes e recibos de compras atuais, entre outros documentos do tipo, são exemplos de arquivos correntes.

Arquivo intermediário

Os arquivos intermediários são aqueles eventualmente utilizados pelo negócio. Por isso, eles precisam ficar em um depósito temporário, porém de fácil acesso, para que sejam localizados quando necessário.

Alguns exemplos de arquivos intermediários são: contratos, atas de reuniões e outros materiais que eventualmente possam ser consultados por algum motivo.

Arquivo permanente

O também chamado arquivo histórico inclui os documentos que não são necessários nem eventualmente. Porém, eles têm valor histórico e são consultados em ocasiões específicas, para fins de verificação da evolução dos fatos.

Esse tipo de arquivo, apesar de ter a validade administrativa já perdida, pode ser necessário em eventuais pesquisas ou investigações. Por isso, convém guardá-los, mas não há a necessidade de mantê-los em um local de fácil acesso, pois eles serão consultados apenas em situações muito específicas.

Contratos que já expiraram e documentos baseados em uma legislação que se tornou obsoleta são considerados exemplos de arquivo permanente.

Idades e tempo de armazenamento

As fases da vida documental também podem ser nominadas como 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade. No que se refere ao tempo de guarda de cada tipo de documento, a arquivologia diz que arquivos correntes devem ser mantidos de um a 10 anos; intermediários, por 20 anos e permanentes, entre 25 e 30 anos após o fim do trâmite.

Mas esses números não devem ser seguidos à risca, pois cada empresa tem necessidades próprias. Um contrato cuja validade seja de cinco anos não precisa esperar outros 15 para migrar do arquivo intermediário para o permanente, por exemplo.

O tempo estimado, portanto, é apenas uma base a ser adaptada conforme a realidade de cada negócio.

Dicas e cuidados necessários com a gestão documental

Em todas as etapas do ciclo de vida de um arquivo, convém que sejam tomados alguns cuidados na execução da atividade. A seguir, apresentaremos uma série de dicas para que você possa conduzir esse trabalho na sua empresa.

Liste todos os arquivos

Para armazenar os documentos corretamente, é importante preparar uma lista com todos os arquivos que a empresa tem, classificando-os por grau de importância.

Esse trabalho pode ser feito com uma planilha de Excel — alimentada e atualizada sempre que um novo documento for guardado. Também é importante ter uma cópia de segurança da tabela, para eventuais perdas.

Defina prazos de guarda para os documentos

Faça uma análise das características de cada documento para definir prazos de guarda e o destino que precisam ter. Assim, contratos que já tiveram a data expirada podem ir para o arquivo permanente, enquanto os que ainda estão em vigência devem ficar no arquivo intermediário, por exemplo.

Para saber quais itens vão para cada tipo de arquivo, recomenda-se fazer uma triagem a partir de critérios próprios da empresa. Isso porque algo que é de uso corriqueiro para uma organização pode não ser para outra, o que não justifica a criação de um padrão de arquivamento.

Organize os conteúdos em locais apropriados

A tecnologia facilitou muito a organização de arquivos. Hoje, por meio do armazenamento de dados em nuvem, ficou muito mais fácil manter os documentos no meio digital. Porém, materiais mais antigos, que não foram digitalizados, ainda precisam ser guardados em suas versões físicas.

Portanto, a sala de arquivo deve se destinar apenas a isso, ter fácil circulação e ser um local arejado, com boa iluminação e pouca umidade. Não se esqueça de que, caso contrário, os documentos podem sofrer danos.

Crie sistemas próprios de organização

Tanto nos sistemas de computadores quanto nos arquivos físicos, você pode criar sistemas próprios de organização. Para tanto, há a opção de etiquetar as caixas, pastas e prateleiras de modo que o trabalho de localização se torne mais fácil de ser realizado.

Os sistemas de organização podem ser feitos por ordem numérica ou alfabética, cores ou outros métodos que você julgar interessante. Lembre-se apenas de mantê-los de acordo com a realidade da sua empresa.

Entender sobre gestão documental e arquivologia para as empresas é muito importante, mesmo que cada vez mais os arquivos físicos estejam sendo substituídos pelos digitais. Afinal, na prática, as técnicas aplicadas no espaço real são as mesmas dos ambientes virtuais, onde os sistemas de organização podem ser feitos por meio de pastas.

Não se esqueça, porém, de que as práticas de armazenamento dos arquivos deve sempre seguir a cultura do negócio em questão.

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