Nota fiscal eletrônica: entenda a lei que regulamenta as transações

O Governo Federal vem tomando diversas medidas para incentivar o uso da nota fiscal eletrônica. Em um futuro próximo, a expectativa é de que não haja mais nota fiscal em papel.

Assim, é importante entender como funciona a emissão de NF-e para se planejar e se adequar às novas exigências do ambiente tributário.

Neste post, você vai saber mais sobre as vantagens de emitir nota fiscal eletrônica e como funciona esse processo. Confira!

Projeto de implantação da NF-e

De 2005 a 2010, foi desenvolvido o projeto de implantação da NF-e. O objetivo era substituir obrigatoriamente a emissão de notas fiscais modelo 1 ou 1-A. Assim, deveria existir somente a emissão e armazenamento do documento digital.

Contudo, os objetivos não foram todos alcançados por conta da falta de informação sobre quem pode emitir a NF-e, como fazer sua emissão e quais as suas principais vantagens.

Como emitir a nota fiscal eletrônica?

O primeiro passo para a emissão é o credenciamento da empresa na Secretaria da Fazenda na qual possui registro. A partir disso, a empresa pode emitir o documento, nos termos da lei.

Isso significa que a empresa precisa se certificar das informações contidas no documento, especificando a operação. É preciso também que esse documento seja assinado digitalmente.

Um próximo passo é o envio desse documento para a Secretaria da Fazenda. A secretaria vai analisar o documento e emitir um protocolo chamado “Autorização de uso”. Essa autorização é o que traduz o valor do seu arquivo digital em nota fiscal eletrônica. Sem essa autorização, não é possível nem mesmo fazer o transporte da mercadoria.

Um aviso importante é que a secretaria responsável pela emissão da “Autorização de uso” pode variar de estado para estado.

Como consultar a nota fiscal pela internet ou para que serve o DANFE?

Após a “Autorização de uso”, o órgão responsável disponibiliza a consulta do documento pela internet para o usuário.

Para que se possa acompanhar a movimentação da mercadoria, é também emitido um documento acessório da nota fiscal eletrônica. Esse documento auxiliar é chamado de DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).

Ele não substitui a nota fiscal. Na verdade, sem a nota, ele nem mesmo existe. O DANFE serve para poder fazer a consulta online da nota fiscal eletrônica, porque contém a chave de acesso. Essa chave permite ao usuário ter certeza de que existe uma nota fiscal autêntica.

Qual o caminho para envio à Secretaria e qual o formato do arquivo?

É importante notar que o formato da nota está estipulado em lei. O leiaute está definido em um ato do COTEPE (Conselho Nacional de Política Fazendária) que pode ser consultado no portal da NF-e. Mas, para agilizar o processo de emissão do documento, existem programas específicos.

O software emissor de NF-e permite controlar a emissão das notas fiscais, facilitar o envio ao órgão competente e manter atualizado o banco de clientes, fornecedores, transportadoras e afins. Além disso, é possível já emitir junto o DANFE.

E qual a vantagem desse processo?

Existem alguns incentivos diretos a setores específicos que o Governo quer promover. Mas, em geral, a emissão de notas fiscais eletrônicas representa custos menores com papel e tinta para impressão.

Existe ganho na eficiência também. Erros de escrituração têm menor chance de acontecer, não existe necessidade de digitalização das notas físicas e o armazenamento é facilitado. É possível, ainda, elencar o controle dos documentos emitidos.

Vale lembrar que essas medidas vieram para ficar. Dedique algum tempo para pensar na modernização dos sistemas na sua empresa. Assim, você consegue se preparar para um futuro sem notas fiscais em papel.

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