Quais as normas e orientações de publicação do Diário Oficial?

Sempre no processo de uma publicação do Diário Oficial, além de saber quais são seus próprios direitos e obrigações, deve-se conhecer os de todos os órgãos que compõem o sistema em que se está trabalhando. Afinal, é essencial estar ciente sobre se o terceiro também está cumprindo sua parte. Dessa forma, você terá certeza de que seu trabalho alcançou a finalidade pretendida.

O grande problema é que as diretrizes estão espalhadas em vários textos legais, tornando difícil o acesso à informação. Pensando nisso, neste post, a fim de facilitar essa tarefa para você, compilamos todas as orientações relacionadas à publicação.

Aqui, explicaremos o que pode ser publicado no Diário Oficial da União, como deve ser feito o envio dos textos, o que é preciso para fazer o cadastramento e quais são as principais normas para a publicação, bem como quais são as obrigações de todas as partes envolvidas.

Quer ficar bem informado sobre todas essas questões? Então, siga a leitura e esclareça todas as suas dúvidas sobre publicação do Diário Oficial.

O que pode ser publicado no Diário Oficial da União?

Existem diversos tipos de textos que podem ser publicados no Diário Oficial da União. Tratam-se sempre de materiais de utilidade pública e que podem ser úteis para a população de modo geral ou para algumas de suas categorias.

As matérias do DOU são subdivididas em três cadernos ou seções, sendo que cada uma delas tem um determinado tipo de conteúdo. Veja o que se enquadra em qual caderno do jornal oficial.

Seção 1

Nessa parte, são publicados leis, resoluções, decretos, portarias, instruções normativas e outros documentos que sejam de interesse geral da população brasileira.

Seção 2

A segunda parte do jornal é destinada à publicação de atos que possam interessar os servidores da administração pública federal. Instruções e regimentos internos para funcionários públicos devem ocupar esse espaço, por exemplo.

Seção 3

A seção 3 é utilizada para a publicação de editais de concursos, avisos, contratos firmados pelas empresas ou órgãos públicos, ineditoriais, entre outros documentos desse gênero.

Diário da Justiça

Existe ainda um quarto caderno publicado no Diário Oficial da União chamado de Diário da Justiça. Essa seção é exclusiva para a publicação de atos que tenham caráter judicial.

Como é feito o sistema de envio de matérias para o DOU?

Para fazer a publicação de uma matéria no Diário Oficial da União, é necessário que o texto seja feito e enviado pelo Sistema de Envio Eletrônico de Materiais. Também existe a possibilidade de a publicação ser enviada por intermédio de agências de publicidade legal, as quais são empresas de comunicação que têm autorização e expertise para redigir textos oficiais.

Assim sendo, o sistema de envio tem o objetivo de garantir a veracidade e a segurança na transmissão das informações que serão publicadas no DOU. Para isso, é preciso que o usuário tenha um cadastro e um certificado digital, pois somente assim torna-se possível assegurar que o conteúdo enviado é autêntico e íntegro.

Cabe destacar que apenas os jornais tido como oficiais têm esse tipo de sistema e que apenas dessa maneira é viável que se tenha segurança e controle daquilo que é publicado.

Uma vez que sua empresa — ou, até mesmo, você como pessoa física — seja cadastrada no sistema oficial e tenha um certificado digital, a publicação no Diário Oficial apresenta-se bastante simples. Para fazê-la, é preciso manter o arquivo no formato .doc (padrão do Word) ou em .xls (padrão do Excel).

No caso de os materiais não serem enviados em um desses dois formatos, ele é devolvido. Por isso, a importância de atentar-se para que isso seja cumprido e o texto não seja rejeitado.

O que é necessário para fazer o cadastramento?

A Portaria Nº 268, de 5 de outubro de 2009, é a legislação que regulamenta todas as diretrizes para a publicação de materiais no Diário Oficial da União. Conforme já destacado, um pré-requisito para essas publicações é a posse do certificado digital, o qual é um documento totalmente intransferível e que demonstra as responsabilidades que o usuário tem acerca das informações que estão sendo divulgadas no veículo oficial.

O fornecimento do certificado digital é desenvolvido pela Imprensa Nacional de forma gratuita, perante a apresentação de uma série de documentos exigidos para verificação e análise.

Se uma empresa, pessoa física ou entidade, por qualquer motivo, precisar ou pretender fazer uma publicação de matéria no DOU, torna-se necessária a formalização por meio de cadastro feito por ofício.

Quais são as principais normas e orientações de publicação do Diário Oficial?

Como citado, as normas fixadoras das regras não se encontram em um único documento. São diversos os itens que precisam ser analisados. Em vista disso, elaboramos um resumo sobre os principais deles.

Para as normas do Diário Oficial da União (DOU), a Casal Civil publicou a já mencionada Portaria nº 268, que dispõe sobre as normas de publicação quanto a requisitos mínimos, vedações e formatação correta dos documentos.

Ainda sobre o DOU, a Portaria Nº 20, de 1º de fevereiro de 2017, também publicada pela Imprensa Nacional, dispõe sobre os valores para as publicações do diário.

Quanto aos Diários Oficiais Estaduais, a Lei nº 8.666/93, em seu artigo 6º, inciso XIII, dispõe que:

“para a União é o Diário Oficial da União e para os Estados, Distrito Federal e Municípios, é o que for definido em suas leis”.

Portanto, é essencial conhecer a legislação de cada estado em que a empresa atua. Contudo, não se assuste, pois todas as leis devem conter regramentos claros.

Cada município também pode ter seu próprio diário, previsto na Lei Municipal. Basta ter acesso ao site oficial da prefeitura para encontrá-lo.

Além de toda essa legislação, é relevante ainda que você conheça qual é a documentação exigida para fazer uma publicação oficial. No próximo tópico, explicamos isso mais detalhadamente.

Qual é a documentação exigida para fazer uma publicação oficial?

Já destacamos a importância do certificado digital e do cadastro prévio para fazer uma publicação no Diário Oficial. Mas, quais são os dados e documentos que precisam ser providenciados para tanto? É justamente sobre isso que falaremos a seguir.

Os dados necessários para cadastro das empresas que desejam publicar no DOU são:

• CNPJ;
• comprovante de endereço da empresa;
• contrato social;
• procuração do representante legal da organização.

Também é importante que sejam entregues alguns documentos do responsável pela empresa, a saber:

• RG ou CPF ou documento nacional de identificação;
• comprovante de residência.

Nesse ponto, você deve estar se perguntando sobre como adquirir um certificado digital, não é mesmo? Para isso, também faz-se necessário disponibilizar uma série de documentos, que variam dependendo de tratar-se de pessoa física ou jurídica.

No caso de você desejar adquirir um certificado digital para pessoa física, os documentos necessários para a obtenção são:

• documento de identidade ou passaporte;
• CPF;
• comprovante de residência recente, ou seja, de até 3 meses anteriores ao dia da apresentação;
• título de eleitor;
• PIS/PASEP;
• CEI.

Já as pessoas jurídicas que necessitarem de um certificado digital precisam apresentar a seguinte documentação:

• lei orgânica, lei de criação ou decreto publicado no DO;
• estatuto social;
• ata da assembleia de nomeação ou publicação oficial da nomeação da empresa;
• cartão de CNPJ;
• documentos da pessoa física responsável ou de todos os representantes legais da organização, no caso de sociedades.

Quais são as obrigações do contratante?

Além de seguir os regramentos de formatação e diagramação dos diários oficiais, as situações em que as empresas são obrigadas a publicar nesses veículos estão indicadas nas principais leis sobre sociedades.

Para as Sociedades Anônimas, a Lei Nº 6404/76 traz um rol de hipóteses em que são obrigatórias as publicações. Enquanto para as Sociedades Limitadas, as hipóteses estão listadas tanto nessa lei quanto no Código Civil (Lei Nº 10.406/02). Por fim, a já mencionada Lei Nº 8.666/93 traz diversas normas gerais sobre as publicações.

Ao fazer uso de uma intermediadora para as publicações, as obrigações do contratante são simples: este será responsável pelo envio da nota a ser publicada, pelo seu conteúdo e pelo pagamento e envio do comprovante à contratada. Tudo isso de forma prática e pouco burocrática para as organizações.

Quais são as obrigações da empresa intermediadora?

As intermediadoras são agências especializadas em publicações oficiais, como é o caso da empresa DiárioOficial-e. Nesse sentido, elas têm profissionais com vasta experiência na área e que podem contribuir para que a sua publicação seja feita corretamente.

Por sua vez, suas obrigações são apenas quanto aos requisitos formais, não entrando no mérito do conteúdo das notas. Entre suas responsabilidades, podemos destacar:

• diagramação e arte da nota a ser publicada, de acordo com as exigências de cada imprensa oficial;
• adequação do conteúdo enviado às normas das citadas Lei Nº 6.404/76 e Lei Nº 8.666/93;
• publicação dentro do prazo estabelecido;
• garantia do sigilo das informações fornecidas pelo contratante.

Quais são as obrigações dos Diários Oficiais?

Os atos que a administração deve publicar nos diários oficiais estão definidos no Decreto Nº 9.215/17, sendo todos eles de interesse público.

Além de se submeter aos formatos legais exigidos, a administração pública ainda tem outros deveres, na medida em que a Lei de Acesso à Informação (Lei Nº 12.527/11) assegura o direito do cidadão de ter acesso a todas as informações do governo por meio de sites oficiais, inclusive das publicações feitas em diário oficial.

Como você viu, não há muita burocracia ou complicações quanto à publicação do conteúdo em si. As obrigações são lógicas e fáceis de serem cumpridas: seguindo todas as normas e orientações de publicação contidas neste guia, você garante que o seu conteúdo seja publicado nos exatos termos da lei.

Assim sendo, para fazer uma publicação do Diário Oficial, basta que você siga os passos aqui descritos e, certamente, você obterá êxito nessa atividade. Porém, vale lembrar que também é possível (e muito mais prático e seguro) contar com o apoio de uma empresa especializada no assunto, visando garantir que a sua publicação seja feita sem nenhum erro.

Nós da DiárioOficial-e somos uma empresa especializada na prestação de serviços de apoio e intermédio de publicações nos diários oficiais não apenas da União, mas também dos estados e dos municípios. Estamos à disposição para auxiliá-lo no que você precisar em relação a isso. Entre em contato conosco e saiba mais sobre os serviços que oferecemos!