Quais documentos eu tenho que enviar para o contador todo mês?

Toda empresa deve enviar documentos ao contador todos os meses do ano. Trata-se de uma atividade fundamental para a manutenção da empresa. Saiba quais são esses documentos e como publicar no Diário Oficial da União. 

Saiba mais: Conheça os principais tipos de contrato de trabalho.

É por meio de determinados documentos que se pode comprovar e justificar as operações realizadas, por isso é muito importante realizar a entrega de tudo o que é preciso. Confira mais detalhes:

Documentos que devem ser entregues pela empresa aos contadores

Para tornar mais fácil a compreensão, é possível separar os documentos obrigatórios em grupos:

• Grupo trabalhista

Neste setor, é importante salientar que os documentos são relacionados na relação de trabalho, assalariado ou não.

Guia de tributos ou impostos: FGTS, contribuições sindicais e INSS.

Recibos de pagamentos: Férias, salários, vale-transporte (compra e entrega), pró-labore e atestados médicos de funcionários. 

Recibos de autônomos e cooperados. 

Tais documentos serão escriturados pelos contadores da empresa, e deverão suportar o processamento da folha. Também servirão para analisar as obrigações acessórias.

• Grupo fiscal

Trata-se de outro grupo muito importante, já que diz respeito a taxas que devem ser pagas no começo do mês.

É preciso dar a devida atenção a tais obrigações tributárias, já que muitas vezes a empresa é responsabilizada por possíveis descumprimentos, seja o caso de retenção de impostos ou de substituição tributária. 

Principais documentos dentro do grupo fiscal:

Notas fiscais de operadoras, como de energia elétrica e de telefonia;

Todas as notas fiscais: De serviços prestados e tomados, de entrada e saída, compras de bens e conhecimentos de transporte. 

Arquivos eletrônicos: Arquivo de redução Z, nota fiscal paulista, XML’s das notas fiscais, arquivos do Sped Fiscal. 

Recibos de quitação de impostos, como GARE, DAS, DARF, GNRE. 

É muito importante ter as informações de forma quase imediata, já que o processamento de retenções é crucial para que não haja prejuízo para a empresa. 

Exemplo disso são os impostos não cumulativos. Na ausência de notas de entrada, todo o cálculo para emissão da guia a pagar será prejudicado.

• Grupo contábil

Dentro desse grupo, existem mais documentos financeiros, que não estão relacionados à parte trabalhista ou fiscal. São eles:

Recibos e contratos: de despesas diversas, de honorários, de locação e de contratos a pagar;

Extratos: de aplicações, bancários, cartões de crédito, desconto de duplicatas e posição de empréstimos;

Arquivos eletrônicos: controle de caixa e extratos em OFX;

Outros comprovantes, de receitas e de despesas. 

Esses documentos, ainda que simples, são de extrema importância para o controle de caixa e movimento contábil, por isso é preciso entregá-los mensalmente.

• Controle de estoque

É fundamental mencionar a importância do controle de estoque e do livro-inventário dentro da empresa. 

Trata-se de dois processamentos fundamentais para a análise de custo das mercadorias vendidas, o que impacta diretamente sobre os demonstrativos financeiros. 

O livro-inventário também é uma obrigação legal da empresa, por isso, sem as informações nele contidas e sem o controle de estoque, não há consolidação do empreendimento. Quem não possui domínio sobre ambos deve solicitar tudo o que é preciso junto ao contador.

Não se esqueça de realizar publicações obrigatórias no Diário Oficial da União

O Diário Oficial-e é o portal pelo qual é possível realizar publicações de forma prática e segura no Diário Oficial da União, dos Estados e dos Municípios. 

Por meio do site, é possível publicar todos os documentos obrigatórios. Navegue para obter maiores informações.

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