Qual a diferença entre pauta e ata de reunião?

Na hora de saber o que é ata e o que é pauta de reunião, é comum surgirem dúvidas. Ambos os documentos foram criados para facilitar o andamento de reuniões, no entanto, são utilizados em contextos diferentes.

As reuniões são inevitáveis. Não há como fugir de conversas para alinhamento de demandas, processos e questões empresariais, sendo que, em uma reunião, acontece grande parte da tomada de decisões.

A pauta é o documento pelo qual se faz a organização de uma reunião. Geralmente, ela apresenta uma lista de assuntos a serem tratados de forma objetiva para evitar distrações e perda de foco dos colaboradores.

Saiba mais: Entenda a importância de criar uma ata de reunião e quais pontos se atentar.

Mas, afinal, o que é ata e o que é pauta de reunião?

O que é ata: a ata é um documento que reúne todas as informações importantes e outras ocorrências de uma reunião ou assembleia. É redigida durante a conversa e não é passível de modificações posteriores.

O que é pauta: a pauta é um documento de orientação que traz, de forma resumida, os principais tópicos que deverão ser discutidos, além da data, hora e local em que a reunião deverá acontecer. Ou seja, a pauta antecede a reunião, enquanto a ata é feita de forma simultânea.

A importância da pauta de reunião

A pauta de reunião surgiu como um dos primeiros métodos para se alcançar aquilo que todos prezam até hoje: otimização de tempo. Com o acúmulo de tarefas e demandas, reuniões tomariam muito mais tempo se não tivessem uma forma de se guiar.

Portanto, a importância da pauta de reunião está muito ligada à necessidade de manter a conversa organizada, produtiva e com bons resultados.

Como fazer pauta de reunião

Existem 5 passos básicos para elaborar uma pauta de reunião. São eles:

• Definir os assuntos a serem tratados

É preciso organizar tudo o que será abordado durante a conversa, dessa forma, todos chegarão alinhados com o objetivo principal.

• Fazer o checklist

O checklist é importante para se ter certeza de que todos os principais tópicos a serem abordados foram mencionados na pauta.

• Estipular abordagem de cada tópico da reunião

Cada assunto pode demandar uma abordagem diferente, que precisa ser tratada entre os colaboradores e pensada de acordo com o assunto.

• Citar as responsabilidades de cada um

Antecipar as responsabilidades de cada um ajuda na produtividade e no andamento da reunião. Isso pode ser definido previamente, deixando claro o que cada colaborador deve apresentar durante a conversa.

• Conferir tudo antes de começar a reunião

Ter tudo bem definido e conferido antes da reunião é um ponto comumente deixado de lado, mas de extrema importância para a produtividade de todos, e quanto mais assuntos forem tratados, maior deve ser o cuidado com essa etapa.

Modelo de pauta de reunião

Um modelo básico de pauta de reunião seria:

Pauta de reunião

• Título da reunião
• Data
• Hora
• Reunião convocada por: nome
• Participantes: lista de participantes

Assuntos a serem tratados

• Lista dos principais assuntos e objetivos da reunião

Informações adicionais

• Qualquer informação que possa vir a ser de interesse dos envolvidos na reunião.

O que é ata e pauta de reunião: publique documentos no Diário Oficial

Ao saber o que é ata e pauta de reunião, fica claro o quanto esses documentos são importantes para a empresa como um todo, e, pelo portal Diário Oficial-e, é possível realizar a publicação de documentos, atas, pautas e outros informativos no Diário Oficial da União, dos Estados ou dos Municípios de forma prática e descomplicada.

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