O que é e como funciona o SPED Fiscal

O Brasil é reconhecidamente um dos países com mais burocracia para o pagamento de impostos no mundo, contando com altas taxas e lentos processos para a arrecadação de valores.

Visando mudar essa realidade, o Governo Federal criou um programa para modernizar completamente as relações entre os contribuintes e a Fazenda, inaugurando a Escrituração Contábil Digital (ECD), integrando os fiscos municipal, estadual e federal.

Como muitos brasileiros ainda não sabem bem o que é e como funciona o SPED fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital), elaboramos um guia completo explicando para que ele serve e como utilizá-lo da maneira correta. Acompanhe!

O que é SPED fiscal?

Em 2007, como parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), o Governo Federal anunciou a instituição do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED. Com isso, as informações — operacionais, fiscais e tributárias — passaram a ser unificadas, em uma única base de dados.

De maneira simplificada, antes as escriturações eram armazenadas e transmitidas via papel, agora passam a ser enviadas por meio de um arquivo digital. No entanto, é preciso ter em mente que o tempo de guarda dos livros, registros e documentos não foi alterado e deve obedecer ao que a lei tributária determina.

O SPED visa integrar várias obrigações acessórias digitais, entre elas o eSocial, ECD-Contábil, NF-e, NFS-e, EFD Contribuições e o chamado EFD Fiscal (conhecido como SPED Fiscal).

As informações geradas pelo SPED Fiscal nada mais são que a versão digital dos livros de registro de dados de saída e entrada de produtos e apuração para recolhimento de IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços).

Assim, todas as informações referentes ao período em que foram apurados os impostos de ICMS e IPI passam a ser enviados digitalmente aos fiscos federal, estadual e municipal, facilitando a fiscalização pelo governo e reduzindo a burocracia para as empresas.

Mas afinal, para que serve o SPED?

A instituição do SPED Fiscal tem benefícios tanto para as empresas quanto para o governo. No caso das empresas, o SPED passa a facilitar o dia a dia por meio da simplificação da gestão fiscal e o pagamento dos impostos, uma vez que diversos processos passam a ser informatizados e integrados automaticamente aos fiscos federal, estadual e municipal.

Já para o governo, reduz os processos burocráticos, uma vez que a entrega dos documentos passa a ser digital, oferecendo mais transparência às informações prestadas pelas empresas, facilitando a fiscalização.

Como funciona na prática o SPED fiscal?

Com o SPED as empresas tiveram que investir em ferramentas e processos que facilitem a gestão, bem como adequar diversos procedimentos às novas exigências, de forma a absorver essas novas necessidades com um mínimo de impacto na sua produtividade. As companhias que estão obrigadas a apresentá-lo devem fazê-lo mensalmente.

O contribuinte deverá enviar um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais da organização, além de outras informações pertinentes aos fiscos estaduais e da Secretaria da Receita Federal do Brasil. Logo, os documentos que antes era apresentados em sua forma física são preparados e assinados online.

Além dos documentos fiscais, também devem estar contidos registros de apuração de impostos referentes às operações e às prestações praticadas pela empresa.

Como é gerado o SPED fiscal?

A empresa contribuinte deverá submeter as informações ao Programa Validador e Assinador (PVA), sendo possível realizar o download do programa pelo próprio SPED por meio do portal da Receita Federal.

Após a validação do arquivo digital (sem erros ou pendências), é preciso que o contribuinte assine digitalmente usando uma certificação A1 ou A3, devendo ser emitida por entidades credenciadas pelo ICP-Brasil.

Quais são os tipos de SPED existentes?

São três os tipos de SPED: o Contábil (ECD), o Fiscal (EFD) e as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es). Vejamos cada um:

SPED contábil

Tem como objetivo principal a substituição da escrituração por meio da transmissão digital dos seguintes dados:

• Livro Diário e possíveis auxiliares;
• Livro Razão e possíveis auxiliares;
• Livro Balancetes Diários, Balanços e Fichas de Lançamentos.

SPED fiscal

O funcionamento do SPED Fiscal é bem parecido com o SPED Contábil. A apresentação da EFD é obrigatória para empresa contribuintes do ICMS e do IPI, devendo ser feita sua apresentação mensalmente.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-E)

O funcionamento é basicamente igual ao da nota fiscal de papel, com a diferença que a NF-e é gerada em formato digital.

A grande vantagem de empresas que são obrigadas a apresentar o SPED é que ele pode ser integrado a um software de gestão ERP, podendo gerar os arquivos digitais necessários para o cumprimento das exigências fiscais por meio de processos automatizados.

Quais são os principais problemas relacionados ao uso do SPED fiscal?

Falta de NF-e e dados importantes

Em geral, a maioria dos contadores consegue dar conta de todas as notas fiscais que gera. Entretanto, nem sempre as empresas para as quais prestam serviços são capazes de repassá-las em sua integralidade, especialmente no diz respeito à compra de insumos e produtos. A não escrituração de notas, por sua vez, pode vir a ocasionar erros e inexatidões nos registros de arquivos e na apuração de impostos.

Além disso, a não-utilização da NF-e (com tipo de arquivo .xml) pode significar a perda de mais de 400 campos com informações necessárias para a construção de obrigações acessórias e afins.

Para contornar a situação, é necessário contar com a colaboração de clientes e seus fornecedores, garantindo que todas as notas já sejam emitidas em formato digital e mantendo-as por pelo menos 5 anos (que é o prazo máximo para que a Receita audite o SPED).

Softwares especializados podem ser úteis para armazenar e manter o controle dos dados.

Escrituração de notas com erros na emissão (CFOP, CST e impostos por produto)

Especialmente em médias e grandes empresas, alguns funcionários responsáveis pela área fiscal não são capacitados para mexer com tabelas e codificações necessárias para a emissão de notas, desconhecendo as peculiaridades do tipo de operação, apuração de impostos e substituição tributária.

É assim que um grande número de notas com erros primários acaba sendo enviado para a Receita, compondo as obrigações acessórias das empresas. Elas podem acumular pontos no sistema de auditoria da Fazenda e vir a ser responsáveis pela aplicação de multas previstas na legislação do SPED.

É claro que analisar fatos tão pequenos em meio a tudo isso pode ser bastante difícil. O ideal é que se utilize sistemas de pré-auditoria para identificar os erros e as correções a serem feitas, compondo junto aos clientes soluções para acabar de vez com esses problemas desde o momento em que eles aparecerem.

Inserção de informações inexatas no Cadastro de Terceiros e Clientes

O Cadastro de Terceiros (clientes e fornecedores) também compõe o SPED e geralmente é criado a partir de informações antigas constantes do sistema do contador. Entretanto, a utilização de dados desatualizados pode gerar problemas com a Receita e ocasionar a aplicação de multas previstas na legislação.

Ainda, realizar transações não finalizadas com empresas inaptas também pode trazer problemas, uma vez que enviar operações que não deveriam existir ao Fisco é atitude errada, tipificada pela norma do SPED. As chamadas “situações dinâmicas” só podem ser alteradas em até 24 horas depois de inseridas no sistema da Receita.

A melhor maneira de evitar dores de cabeça é manter a base de dados do sistema contábil em dia para que o Cadastro de Terceiros seja sempre atualizado. Sistemas ERP podem ser úteis nessa tarefa!

Agora que você já compreendeu o que é e como funciona o SPED fiscal, que tal entender de vez a importância de uma auditoria fiscal e tributária?