Publicar ata de reunião

A atas de reunião são muito utilizadas em diversos órgãos públicos, condomínios e em empresas. Para fazer esse documento, é preciso seguir alguns requisitos importantes de formatação e diagramação. Além disso, alguns tipos de atas precisam ser publicadas no Diário Oficial. 

Leia, neste artigo, o que é, como escrever e quando é necessário publicar ata de reunião.

A ata de reunião é o documento utilizado para registrar informações importantes ocorridas em reuniões. A partir da ata, todos podem tomar conhecimento das decisões, de modo que ela serve também para dar publicidade e registrar formalmente tudo o que foi tratado em um encontro.

Esse documento pode ser utilizado para registrar questões políticas, como reuniões da câmara de vereadores de uma cidade, ser usado em reuniões de condomínios e em registros formais de órgãos públicos, por exemplo.

Normalmente, o secretário é a pessoa designada para elaborar a ata. Porém, o documento também pode ser redigido por estagiários, assessores e outros profissionais. Independentemente de quem a elabora, basta que cumpra alguns requisitos para que a ata seja válida. 

Veja como escrever uma ata de reunião de forma correta:

• Faça a ata em um livro de atas ou com um editor de textos no computador;
• Coloque margens dos dois lados da folha caso opte por um livro de atas;
• Não coloque parágrafos e abreviaturas de palavras;
• Cada número escrito deve ser por extenso;
• Não faça nenhum tipo de rasura ou emenda;
• Não use corretivo na folha da ata;
• Utilize os verbos no pretérito perfeito do indicativo;
• Para opiniões divergentes, utilize verbos de elocução.

Para fins de elucidação, o pretérito perfeito do indicativo é aquele que fala do passado. Um exemplo seria: “João da Silva foi até o local e solicitou informações”.

Já os verbos de elocução são os que anunciam ou introduzem alguma fala. Um exemplo desse tipo de verbo é: “Ele não falou comigo quando foi até o local – disse Maria dos Santos.

Já as outras orientações são obrigatórias, tendo em vista que a ata é um documento oficial e que pode servir como meio de prova. Por isso, não pode ser alterado, e de nenhuma forma é possível acrescentar outras informações uma vez que esteja pronto.

Saiba mais: Passo a passo para fazer uma ata de reunião

A importância da ata de reunião

A ata de reunião tem um papel crucial na formalização das decisões e ações discutidas em encontros de trabalho, assembleias e reuniões diversas. 

Este documento garante que as decisões sejam registradas de maneira oficial e sirvam como prova legal. Além disso, a ata promove a transparência e evita mal-entendidos, já que contém o relato exato do que foi decidido.

Para que serve a ata da reunião?

A ata de reunião serve para documentar tudo o que foi discutido e decidido em um encontro formal, permitindo que todos os participantes e interessados tenham acesso às informações. Ela é especialmente útil para:

• Garantir a transparência das decisões;
• Formalizar os resultados de reuniões;
• Servir como prova em questões jurídicas;
• Facilitar a consulta de ações acordadas, metas e responsabilidades.

Além disso, em alguns casos, é necessário publicar a ata de reunião para oficializar as decisões, especialmente quando envolvem deliberações públicas ou de conselhos.

Quais são as principais características de uma ata de reunião?

Para que uma ata de reunião seja válida e eficaz, ela precisa seguir algumas diretrizes. As principais características incluem:

• Objetividade e clareza: O texto deve ser claro e direto, sem interpretações pessoais.
• Registro fiel: Todas as informações discutidas e decisões tomadas devem ser relatadas com precisão.
• Verbos no pretérito perfeito: As ações e decisões devem ser descritas no passado.
• Ausência de rasuras: Não são permitidas correções ou alterações no documento final.
• Formalidade: A ata é um documento oficial e, por isso, deve seguir um formato formal e adequado.

Essas características garantem a validade legal do documento, principalmente quando há a necessidade de publicar a ata de reunião em veículos oficiais.

O que não pode faltar em uma ata de reunião?

Para que a ata de reunião cumpra sua função de registrar formalmente os eventos, alguns elementos são obrigatórios:

• Data, hora e local da reunião;
• Nome dos participantes e suas respectivas funções;
• Resumo dos tópicos discutidos;
• Decisões tomadas e responsáveis por executá-las;
• Assinatura dos responsáveis, como o presidente da reunião e o secretário que redigiu a ata.

Além desses elementos, é importante que a ata siga as regras formais, como evitar abreviações, escrever números por extenso e não utilizar parágrafos. 

Também é fundamental observar se há necessidade de publicar a ata de reunião no Diário Oficial, como em casos de assembleias gerais ou decisões de conselhos administrativos.

Publicar ata de reunião no Diário Oficial é obrigatório em determinadas situações. Veja alguns exemplos:

• Ata de aprovação de atos quando o seu efeito for erga omnes (atingem a todos);
• Ata de eleição presidencial de conselho de administração;
• Ata de Assembleia Geral Extraordinária (AGE);
• Ata de Reunião do Conselho de Administração (RCA).

Entre em contato com o Diário Oficial-e e solicite os serviços relacionados a publicar ata de reunião!