Publicar extravio de documento

Os documentos fiscais, como os recibos, faturas, guias de pagamento e duplicadas, por exemplo, devem ser armazenados nas empresas por um tempo mínimo de 5 anos. 

Eles servem para fazer a comprovação do pagamento dos tributos e podem ser a única forma de provar que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais, caso seja acionada por algum órgão de fiscalização.

Se esses documentos, ainda que armazenados corretamente, forem extraviados, ou seja, perdidos, roubados ou deteriorados, é preciso fazer a publicação dessa ocorrência no Diário Oficial. 

Veja aqui como publicar extravio de documento e o que a legislação traz sobre o assunto.

A publicação do extravio de documentos no Diário Oficial tem uma grande importância para as empresas. Caso ela não seja feita, é possível que, em uma eventual fiscalização, a empresa sofra sanções de natureza financeira, como a nova exigência do pagamento dos tributos e até de uma multa, por exemplo.

Além disso, ao publicar o extravio dos documentos, a empresa também emite uma espécie de alerta geral, já que a publicação é feita no Diário Oficial, a fim de que os documentos não sejam utilizados indevidamente. 

No caso de documentos sigilosos, ainda é recomendado que o responsável faça um boletim de ocorrência no posto policial mais próximo ou por meio da internet.

A publicação deve ser feita em até 48h do extravio dos documentos. O contribuinte deve publicar o ocorrido em um jornal de grande circulação. 

Ele também precisa, dentro desse mesmo prazo, comunicar o extravio ao Registro do Comércio e à secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) da região.

Caso o extravio seja referente a documentos de natureza fiscal, a comunicação deve ser feita pela internet no site da Secretaria de Estado da Fazenda.

Nos outros casos, o contribuinte deve fazer uma comunicação à Gerência Regional e à Polícia Civil em até 48h. Essa comunicação deve ser detalhada, inclusive contendo a ordem e o número dos documentos.

Além disso, nesse último caso, também é preciso fazer uma publicação no Diário Oficial do Estado e em dois jornais de grande circulação da região em até 3 dias. Essas publicações devem ser enviadas à Gerência Regional em no máximo 15 dias contados a partir do ocorrido.

Precaução em caso de extravio de documento

O extravio de documentos fiscais pode ser uma situação complicada para qualquer empresa, mas tomar precauções adequadas pode mitigar os riscos associados. A publicação do extravio de documento no Diário Oficial é uma das ações mais importantes a serem realizadas. 

Essa publicação atua como um registro público, informando a todos que os documentos foram perdidos, roubados ou deteriorados. Ao formalizar o extravio, a empresa também se protege contra possíveis fraudes, emitindo um alerta para que outros não utilizem esses documentos indevidamente. 

Além disso, é fundamental agir rapidamente após identificar o extravio. Notificações às autoridades competentes, como a Receita Federal e o Registro do Comércio, devem ser feitas em até 48 horas para garantir a conformidade legal e evitar complicações futuras.

Necessidade de regularização após o extravio de documento

Após o extravio de documento, a regularização da situação fiscal da empresa se torna essencial. Esse processo envolve a reconstituição dos livros contábeis e dos documentos fiscais perdidos. 

Para que a regularização ocorra de forma adequada, é necessário seguir uma série de procedimentos metódicos que assegurem que todos os registros estejam atualizados e em conformidade com a legislação vigente. 

Em geral, a regularização deve ser concluída em até 30 dias após o extravio, embora esse prazo possa variar de acordo com as normas estaduais. Estar ciente dos requisitos legais aplicáveis em cada região é crucial para evitar surpresas desagradáveis no futuro.

Evite penalidades pelo extravio de documento

Não cumprir as obrigações relacionadas ao extravio de documento pode acarretar penalidades severas para a empresa. Cada estado brasileiro possui suas próprias sanções para infrações fiscais, que podem incluir multas significativas e até restrições em atividades comerciais. 

Portanto, entender as consequências do extravio de documentos e agir rapidamente é fundamental para evitar problemas legais. A publicação imediata do extravio de documento, juntamente com a regularização subsequente, é vital para garantir que a empresa não enfrente penalidades financeiras. 

Ao seguir corretamente os trâmites legais, a empresa se resguarda de possíveis sanções e demonstra à Receita Federal e outros órgãos de fiscalização que está comprometida em manter suas obrigações fiscais em dia. Essa proatividade não só protege a empresa contra consequências legais, mas também fortalece sua reputação no mercado.

No estado de São Paulo, há uma norma que rege o extravio e a inutilização de documentos fiscais: a Portaria CAT 17/2006. No caso de perda ou extravio, é preciso seguir o Anexo I e o Anexo II da portaria. Já no caso de inutilização, o contribuinte deve se guiar apenas pelo Anexo I.

No caso dos documentos fiscais inutilizados relacionados à obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é preciso recorrer às orientações fornecidas pela Portaria CAT 162/2008.

Entre em contato com o Diário Oficial-e e solicite o serviço de publicar extravio de documento para publicar no Diário Oficial.