Publicar extravio de documento

Os documentos fiscais, como os recibos, faturas, guias de pagamento e duplicadas, por exemplo, devem ser armazenados nas empresas por um tempo mínimo de 5 anos. 

Eles servem para fazer a comprovação do pagamento dos tributos e podem ser a única forma de provar que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais, caso seja acionada por algum órgão de fiscalização.

Se esses documentos, ainda que armazenados corretamente, forem extraviados, ou seja, perdidos, roubados ou deteriorados, é preciso fazer a publicação dessa ocorrência no Diário Oficial. 

Veja aqui como publicar extravio de documento e o que a legislação traz sobre o assunto.

Importância de publicar extravio de documento

A publicação do extravio de documentos no Diário Oficial tem uma grande importância para as empresas. Caso ela não seja feita, é possível que, em uma eventual fiscalização, a empresa sofra sanções de natureza financeira, como a nova exigência do pagamento dos tributos e até de uma multa, por exemplo.

Além disso, ao publicar o extravio dos documentos, a empresa também emite uma espécie de alerta geral, já que a publicação é feita no Diário Oficial, a fim de que os documentos não sejam utilizados indevidamente. 

No caso de documentos sigilosos, ainda é recomendado que o responsável faça um boletim de ocorrência no posto policial mais próximo ou por meio da internet.

Como publicar extravio de documento?

A publicação deve ser feita em até 48h do extravio dos documentos. O contribuinte deve publicar o ocorrido em um jornal de grande circulação. 

Ele também precisa, dentro desse mesmo prazo, comunicar o extravio ao Registro do Comércio e à secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) da região.

Caso o extravio seja referente a documentos de natureza fiscal, a comunicação deve ser feita pela internet no site da Secretaria de Estado da Fazenda.

Nos outros casos, o contribuinte deve fazer uma comunicação à Gerência Regional e à Polícia Civil em até 48h. Essa comunicação deve ser detalhada, inclusive contendo a ordem e o número dos documentos.

Além disso, nesse último caso, também é preciso fazer uma publicação no Diário Oficial do Estado e em dois jornais de grande circulação da região em até 3 dias. Essas publicações devem ser enviadas à Gerência Regional em no máximo 15 dias contados a partir do ocorrido.

Lei sobre extravio de documento

No estado de São Paulo, há uma norma que rege o extravio e a inutilização de documentos fiscais: a Portaria CAT 17/2006. No caso de perda ou extravio, é preciso seguir o Anexo I e o Anexo II da portaria. Já no caso de inutilização, o contribuinte deve se guiar apenas pelo Anexo I.

No caso dos documentos fiscais inutilizados relacionados à obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é preciso recorrer às orientações fornecidas pela Portaria CAT 162/2008.

Entre em contato com o Diário Oficial-e e solicite o serviço de publicar extravio de documento para publicar no Diário Oficial.

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