Saiba como fazer um ofício e conheça suas principais utilizações!

Quem trabalha no meio jurídico (é o seu caso?) cedo ou tarde precisará saber como fazer um ofício. Com esse documento, uma pessoa se manifesta a respeito de determinado fato, emite uma ordem, faz um pedido ou simplesmente comunica algo.

Em geral, o manifesto é em nome de um órgão público ou uma empresa privada, embora também possa ser feito em causa própria. Diante da importância de tal tipo de comunicado, é imprescindível saber redigi-lo — em especial no caso dos profissionais que trabalham junto a autoridades ou altos escalões de empresas.

A seguir, vamos explorar detalhadamente como fazer um ofício impecável, desde suas características e finalidades até a forma correta de redigi-lo. Confira!

O que é um ofício?

Um ofício é um documento formal utilizado para comunicações oficiais entre entidades, organizações, ou indivíduos, especialmente em contextos institucionais e administrativos.

Ele serve como um meio estruturado e oficial para transmitir informações, fazer solicitações, emitir ordens, ou comunicar decisões e posicionamentos sobre questões relevantes. O ofício pode ser emitido por órgãos públicos, empresas privadas, associações, instituições acadêmicas ou até mesmo por indivíduos que necessitam formalizar uma comunicação.

A estrutura de um ofício é padronizada e segue normas específicas que conferem ao documento um caráter oficial e respeitável. Isso inclui a inclusão de elementos como o número do ofício, o destinatário, o assunto, a saudação, o corpo do texto, a despedida e a assinatura.

O objetivo principal do ofício é garantir que a comunicação seja feita de maneira clara, objetiva e formal, evitando ambiguidades e assegurando que a mensagem seja recebida e compreendida conforme pretendido.

Além de sua função comunicativa, o ofício também pode ter implicações legais, especialmente quando é utilizado em contextos judiciais ou administrativos. Isso significa que um ofício, ao ser emitido e recebido, pode ter efeitos jurídicos e exigir cumprimento das solicitações ou ordens nele contidas.

Principais características de um ofício

Um ofício deve seguir uma série de características que garantem sua formalidade, clareza e eficácia. Abaixo estão os principais aspectos que definem a estrutura e o conteúdo de um ofício:

• Formalidade: O ofício é um documento que deve ser redigido com um tom formal e impessoal. A linguagem utilizada deve refletir o respeito e a seriedade do conteúdo, evitando informalidades e linguagem coloquial.

• Objetividade: A comunicação deve ser clara e direta. O texto do ofício deve transmitir a mensagem de forma precisa, sem rodeios ou informações desnecessárias. A objetividade ajuda a garantir que o destinatário compreenda rapidamente o propósito do documento.

• Estrutura padronizada: O ofício segue um formato específico que inclui:

• Número do Ofício: Identificação única do documento para controle e referência.
• Local e Data: Indicação do local onde o ofício foi elaborado e a data de emissão.
• Destinatário: Nome e cargo da pessoa ou entidade a quem o ofício é direcionado.
• Assunto: Título que resume o objetivo principal do ofício.
• Forma de Tratamento: Uso de pronomes e títulos apropriados para se dirigir ao destinatário.
• Conteúdo: Corpo do texto onde são apresentadas as informações, solicitações ou ordens.
• Saudação e Despedida: Fórmulas de cortesia que introduzem e concluem o ofício.
• Assinatura: Nome e cargo do remetente, seguido da assinatura, que confere autenticidade ao documento.
• Identificação e Endereço: Informações sobre a entidade ou pessoa remetente, incluindo endereço para possíveis respostas ou retornos.

• Clareza e precisão: A redação do ofício deve ser clara e precisa, evitando ambiguidades e garantindo que o destinatário entenda claramente o propósito e as ações solicitadas.

• Imparcialidade: O ofício deve manter um tom neutro e impessoal, focado nos fatos e nas solicitações, sem incluir opiniões pessoais ou informações não relevantes.

• Formato e apresentação: O documento deve ser apresentado de forma organizada e legível, com margens adequadas, espaçamento correto e uma tipografia formal, o que contribui para a sua eficácia e profissionalismo.

Essas características são essenciais para garantir que o ofício cumpra sua função de maneira adequada e seja aceito e compreendido como um documento oficial. 

A correta aplicação dessas normas ajuda a manter a integridade e a eficiência da comunicação formal em diversos contextos.

Para que serve um ofício?

O termo “ofício” nos remete a uma declaração de caráter oficial, portanto tem efeitos jurídicos práticos. Por ser um documento formal, o ofício é utilizado para comunicar posições, instruções, ou decisões sobre temas de interesse geral e público. Em muitos casos, ele serve para expressar ordens, solicitações ou informações que exigem um registro formal e documentado.

Além de sua função primordial de comunicar ordens ou posicionamentos, o ofício pode ser empregado em diversas situações conforme a necessidade de quem o emite e o impacto desejado na coletividade. 

Por exemplo, ele pode ser utilizado para solicitar informações, fazer pedidos de apoio, formalizar acordos, ou comunicar mudanças importantes. A flexibilidade do ofício o torna um instrumento valioso em contextos onde a formalidade é essencial.

A elaboração de um ofício exige atenção à formalidade e à clareza. O documento deve ser impessoal e objetivo, focando na comunicação eficaz do conteúdo e evitando ambiguidades. A argumentação e o conteúdo devem ser construídos com precisão, refletindo o profissionalismo e a seriedade da comunicação.

Para entidades e órgãos que frequentemente utilizam o ofício, como grandes empresas e instituições públicas, a redação tende a ser uma prática comum, com a utilização de modelos prontos e procedimentos estabelecidos. Contudo, para pequenas e médias empresas (PMEs) ou negócios individuais, onde a comunicação pode ser mais informal, a elaboração de um ofício pode não ser tão comum. 

Nessas situações, é crucial dedicar atenção especial à estrutura e ao conteúdo para garantir que o ofício atenda aos padrões de formalidade e eficácia necessários.

Quais são os tipos de ofício?

Na prática, um ofício pode ser estruturado de diversas formas, não prevalecendo um modelo sobre outro. Não há um modelo único que prevaleça sobre os demais; o essencial é que o ofício transmita seu propósito de maneira clara, utilizando um vocabulário formal e mantendo a objetividade.

O ofício é frequentemente exigido em situações nas quais uma liderança ou representante precisa se dirigir a um colega dentro da mesma organização ou a entidades externas. Cada tipo de ofício atende a uma necessidade específica, e abaixo estão destacados os tipos mais comuns e suas finalidades:

Pedido ou requisição

Um ofício nesse formato serve para os casos nos quais um pedido precisa ser feito por alguém com autonomia ou autoridade para tanto. Em empresas privadas, ele pode servir como um meio formal de comunicação entre diferentes setores, como entre o estoque e o departamento de compras, para garantir que os pedidos sejam processados corretamente e em conformidade com as normas internas.

Solicitação

Já uma solicitação no formato de ofício pode ser mais abrangente do que uma requisição. Ela pode também ser utilizada para sugerir acordos em situações litigiosas ou negociações. Um exemplo clássico é quando uma empresa se dirige ao fisco para renegociar dívidas fiscais ou para solicitar uma prorrogação de prazo.

Comunicado

Um comunicado é empregado para informar oficialmente sobre eventos, mudanças ou decisões importantes. Por exemplo, se o CEO de uma empresa decide realizar uma Oferta Pública Inicial (IPO), ele pode usar um ofício de comunicação para anunciar essa novidade a todos os colaboradores, investidores e parceiros, garantindo que todos sejam informados de maneira formal e documentada.

Pedido de apoio/patrocínio

Quando uma empresa, um atleta ou um pesquisador pretende pedir apoio para determinado projeto ou ação, é indicado recorrer a um pedido de patrocínio em forma de ofício.

Este tipo de ofício deve detalhar o projeto ou ação, os benefícios para o patrocinador, e como a colaboração será estruturada, proporcionando uma base formal para a negociação e parceria.

Extra-judicial

Nas ações cíveis, criminais ou trabalhistas, pode ser que as partes envolvidas precisam se comunicar com o Poder Judiciário fora das audiências. 

Ele deve seguir padrões formais e adequar-se às normas vigentes em tribunais e fóruns. Esse tipo de ofício pode incluir solicitações de documentos, notificações de eventos processuais, ou comunicações sobre procedimentos legais, assegurando que todas as partes envolvidas sejam formalmente informadas.

Como responder um ofício?

Responder a um ofício requer um cuidado especial para garantir que a resposta seja adequada e formal, seguindo os padrões estabelecidos. Aqui estão alguns passos importantes para responder a um ofício de forma correta:

• Leia o ofício com atenção: Antes de elaborar sua resposta, certifique-se de compreender completamente o conteúdo do ofício original. Verifique os detalhes e a solicitação feita para garantir que sua resposta atenda a todas as questões levantadas.
• Use o formato adequado: Sua resposta deve seguir o mesmo formato formal do ofício recebido. Inclua informações como número do ofício original, data e destinatário. Se for uma resposta a um ofício específico, mencione o número e a data do ofício recebido.
• Seja claro e objetivo: Apresente sua resposta de forma clara e direta. Responda a cada ponto abordado no ofício original, garantindo que todas as dúvidas ou solicitações sejam respondidas com precisão.
• Mantenha o tom formal: A resposta deve manter o tom formal e impessoal, similar ao do ofício recebido. Use pronomes de tratamento apropriados e um vocabulário formal.
• Inclua informações adicionais, se necessário: Se a resposta exigir informações adicionais, documentos ou ações subsequentes, inclua esses detalhes de forma organizada e clara.
• Finalização e assinatura: Finalize a resposta com uma saudação formal, como “Atenciosamente” ou “Cordialmente”, seguida da sua assinatura, nome completo e cargo. Inclua também o endereço da sua empresa ou instituição, se for relevante.

E se o ofício não for respondido?

Quando um ofício não recebe resposta dentro do prazo estabelecido, é importante adotar algumas medidas para assegurar que a comunicação seja efetiva e que a questão não seja negligenciada. Aqui estão alguns passos a serem seguidos:

• Verifique o prazo: Confirme se o prazo para a resposta já expirou. Em muitos casos, o ofício pode ter um prazo específico para resposta.
• Faça um seguimento: Caso o prazo tenha passado, entre em contato com o destinatário para fazer um seguimento. Isso pode ser feito por telefone ou e-mail, reiterando a importância do ofício e solicitando uma atualização.
• Envie um ofício de cobrança: Se o seguimento não resolver a situação, você pode enviar um novo ofício, chamado de ofício de cobrança ou lembrete. Neste documento, reitere o conteúdo do ofício original e solicite uma resposta imediata.
• Documente as tentativas de contato: Mantenha um registro detalhado de todas as tentativas de contato e comunicações realizadas. Isso pode ser útil caso a questão precise ser escalada ou formalizada de outra forma.
• Considere outras medidas: Se a ausência de resposta estiver afetando negativamente suas operações ou compromissos, pode ser necessário explorar outras ações, como buscar assistência de uma autoridade superior ou de um intermediário, dependendo da gravidade da situação.

Como estruturar esse documento?

Perceba que o ofício não deve seguir necessariamente um modelo pronto. De qualquer forma, porém, existem dados básicos comuns à maior parte dos comunicados do tipo. Confira quais são:

• tipo de ofício;
• número;
• destinatário;
• assunto;
• forma de tratamento;
• conteúdo;
• saudação e despedida;
• local e data;
• assinatura;
• identificação;
• endereço da sua empresa ou próprio.

Quais pronomes de tratamento devem ser utilizados?

Por ser um documento formal, as pessoas a quem o ofício se destina devem ser tratadas com os pronomes adequados. Na falta de um termo específico, utilize “senhor” ou “senhora”. 

Dito isso, veja os pronomes de tratamento previstos na norma culta:

• Vossa excelência — para autoridades dos mais elevados escalões políticos dos poderes Executivo e Legislativo.
• Vossa alteza — para detentores de títulos nobiliárquicos, como duques e príncipes.
• Vossa eminência — para cardeais.
• Vossa santidade — exclusivo do papa.
• Vossa reverendíssima — para sacerdotes e bispos.
• Vossa paternidade — para superiores de ordens religiosas, normalmente católicas.
• Vossa magnificência — para reitores universitários.
• Vossa majestade — para rainhas e reis.
• Senhor, senhora — para pessoas cujos cargos ou posições são desconhecidos ou para quem não há intimidade.
• Vossa senhoria — embora em desuso, ainda é usado para cargos públicos como secretários, diretores ou vereadores.

Como redigir um ofício?

Para ficar ainda mais claro, veja um modelo de ofício versátil, que você poderá usar em diversas situações — bastando apenas fazer as adaptações necessárias no conteúdo.

Ofício de (tipo do ofício);

nº ___/___

Local e data

A/C. (pronome de tratamento adequado) (nome do destinatário)

(cargo ou função de quem vai receber)

(empresa ou órgão de quem vai receber)

Assunto

Prezado (a) sr. (sra.) (cargo ou função do destinatário);

(Aqui, você deve descrever as razões que o levaram a fazer o pedido, o comunicado ou a solicitação)

(saudação e despedida)

(assinatura)

(seu nome)

Agora ficou mais claro para você como fazer um ofício dentro dos padrões de formalidade adequados a esse tipo de documento? Sempre que elaborar um, esteja atento ao pronome de tratamento e procure ser o mais resumido possível. Lembre-se: um ofício não é uma carta, ok?

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