Modelo de Ofício: como fazer solicitações variadas de caráter oficial

Saber como fazer ofício nem sempre é uma tarefa tão simples quanto parece. Esse tipo de documento exige alguns detalhes e informações que se não forem preenchidas corretamente podem prejudicar o entendimento daqueles que o receberão.

Pensando nisso, resolvemos escrever este artigo. Saiba o que é e como fazer modelo de ofício 2021 para solicitações. Confira ainda como publicar no Diário Oficial da União (DOU) com auxílio de equipe profissional.

O ofício é um documento largamente usado em procedimentos para solicitação de algo ou de algum serviço. Acompanhe todas as informações.

O que é um ofício?

Trata-se de um documento oficial, que deve ser escrito de acordo com a norma padrão e na língua portuguesa, sendo composto por um texto claro e objetivo. É de extrema importância que no ofício conste argumentos fortes e coerentes.

O ofício é um documento utilizado por funcionários de órgãos públicos quando precisam se comunicar entre si, mas também é utilizado por empresas privadas com as mesmas finalidades e até mesmo nos órgãos do poder judiciário. Ou seja, trata-se de um documento de grande usabilidade em todo lugar.

Leia mais: O que é preciso saber antes de fazer uma publicação oficial

Diferença entre ofício e memorando

O ofício e o memorando são documentos amplamente utilizados na comunicação corporativa, mas suas aplicações diferem significativamente.

O ofício, por sua natureza, é uma forma de comunicação externa, formal e oficial. Ele é empregado para estabelecer uma comunicação com órgãos, instituições ou indivíduos fora da entidade que o emite. Sua estrutura é mais elaborada, muitas vezes incluindo cabeçalho, vocativo, corpo do texto e despedida. Geralmente, é utilizado para solicitações, convites, comunicados ou outras formas de correspondência formal.

Por outro lado, o memorando é uma comunicação interna, destinada a circular informações ou instruções entre setores ou colaboradores dentro da organização. O memorando é mais sucinto e pode ser emitido de forma mais rápida, muitas vezes sem a necessidade de formalidades extensas. Geralmente, é utilizado para assuntos rotineiros, atualizações internas ou comunicações informais.

Origem do termo “Ofício”

O termo “ofício” tem suas raízes na palavra “oficial”. Essa nomenclatura destaca o caráter formal do documento, cujo propósito é oficializar ou registrar determinado ato. A importância do controle na emissão e recebimento de ofícios é evidente.

Certificar o destinatário, garantir a qualificação adequada para notificação, registrar a data de ciência do oficiado e fornecer evidências de recebimento são práticas cruciais. Isso pode incluir assinaturas no documento ou, em casos de envio pelo correio, a utilização de aviso de recebimento (AR).

E o Protocolo de Ofício?

O protocolo de ofício desempenha um papel fundamental na validação do processo de comunicação.

Essencialmente, é o meio pelo qual a entrega do documento é comprovada, assegurando que o destinatário tenha recebido e tomado conhecimento do seu conteúdo.

A emissão de um protocolo é uma salvaguarda essencial para garantir que a notificação do teor do ofício seja efetiva e incontestável.

Dados necessários para elaboração de ofício

Alguns dados devem estar obrigatoriamente presentes no documento, tais como informações pessoais (nome, CPF ou CNPJ), data, endereço, entre outros, sempre de acordo com o que exigir o ofício.

Para produzi-lo de forma coerente, é preciso utilizar as palavras com sabedoria, além de não se prolongar muito, tendo sempre que se apresentar de maneira clara e objetiva. Os dados que precisam constar no ofício são:

• nome;
• CPF ou CNPJ;
• informações pessoais;
• endereço;
• data e local;
• número de ofício.

Preencha seu nome e e-mail e baixe nosso guia para elaborar seu modelo de ofício!

Como fazer um ofício?

Para a maioria das pessoas, fazer um modelo de ofício pode ser uma atividade nada habitual, por isso, é normal que surjam dúvidas com relação à elaboração do documento. Existem contextos em que o ofício pode ser também chamado de memorando, ainda que esse comunicado em específico possa conter outros significados.

Para as pequenas empresas, principalmente, a elaboração de um ofício envolve situações relacionadas a licenças diversas, impostos, processo junto à prefeitura ou ao governo estadual, recursos em multas, entre outros tipos de demanda.

Para elaborar o documento tendo como base um modelo de ofício, é preciso ter em posse algumas informações básicas e também traçar exatamente qual será o objetivo da solicitação. Importante salientar que todo documento oficial deve estar escrito de acordo com a gramática tradicional brasileira, ser coerente e objetivo.

Além disso, é necessário conhecer os tipos existentes, exemplo de ofício, são eles:

• ofício de solicitação;
• ofício de comunicação;
• ofício de pedido ou requerimento;
• ofício jurídico;
• ofício de solicitação de patrocínio;

Instruções para redação de ofício de solicitação

Ao redigir um ofício de solicitação, é crucial seguir algumas diretrizes para assegurar clareza e formalidade. O ofício deve adotar uma linguagem objetiva, marcada pela impessoalidade e pelo respeito à norma culta da língua. Aqui estão as instruções essenciais:

Identificação das partes

Inclua informações detalhadas sobre os órgãos ou setores das partes envolvidas, juntamente com endereços e dados de contato.

Número e ano do ofício

Indique o número do ofício e o ano de sua emissão para fins de registro e referência.

Local e data

Especifique o local e a data da emissão do ofício, contribuindo para a contextualização temporal do documento.

Assunto referencial

A solicitação deve ser formulada de maneira referencial, concentrando-se exclusivamente no assunto em questão.

Prazo e contato

Inclua o prazo desejado para respostas e forneça informações de contato adicionais para facilitar a comunicação.

Despedida formal

Encerre o ofício com uma despedida apropriada, mantendo a formalidade do documento.

Assinatura e identificação

Acrescente a assinatura juntamente com a identificação da empresa, incluindo o nome e o CNPJ.

Além dessas informações cruciais, é possível adicionar elementos opcionais que podem fortalecer o ofício, tais como o protocolo de recebimento e anexos de documentos relevantes.

Esses elementos extras não são obrigatórios, mas sua inclusão pode oferecer maior respaldo ao conteúdo do ofício. Ao revisar o documento, certifique-se de que todos esses elementos estejam presentes e que a redação esteja alinhada com os princípios formais e linguísticos estabelecidos.

Agora, confira um modelo de ofício pronto de solicitação word para cada um dos tipos existentes:

Modelo de ofício de solicitação

Ofício nº (número)/(ano)

À Secretaria de Saneamento (nome do órgão).

Município de (cidade) – (estado).

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador do CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), no município de (nome) – (estado), compareço respeitosamente à vossa presença para solicitar as devidas providências no intuito de que seja regularizada a coleta de lixo reciclável no bairro (nome), levando em consideração a ausência do serviço, que se estende para mais de um mês, trazendo transtornos aos moradores e prejuízos ao meio ambiente.

Considerando que a solicitação será aprovada, fique com meus agradecimentos e votos de consideração.

(local), (dia) de (mês) de (ano)

(assinatura)

(nome)

Além desse, também temos outro exemplo, caso você queira variar ou o que foi mencionado não atenda às suas exigências. No mais, você também pode utilizar esses dois formatos como inspiração para criar os seus modelos, entretanto, sem fugir do padrão ou deixar de incluir algumas das informações importantes. Confira, então, outro modelo:

Ofício (número/ano)

Ao Senhor (nome)

(Cargo)

(Empresa ou órgão)

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador do CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), na cidade de (informar), (estado), compareço a presença de Vossa Senhoria (ou Vossa Excelência), (descreva a solicitação), com o intuito de (descrever a finalidade do que é pedido).

Fique com meus votos de consideração e estima.

(local), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome)

Modelo de ofício de comunicação

Ofício nº (número)/(ano)

À Secretaria de Saneamento (nome do órgão).

Município de (cidade) – (Estado).

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador do CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), no município de (nome) – (estado), vem por meio deste comunicar o desligamento do funcionário (nome) a partir do dia (data de demissão do funcionário)

Considerando que a solicitação será aprovada, fique com meus agradecimentos e votos de consideração.

(local), (dia) de (mês) de (ano)

(assinatura)

(nome)

Modelo de ofício de pedido ou requerimento

Ofício (número/ano)

Ao Senhor (nome)

(Cargo)

(Empresa ou órgão)

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador de CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), na cidade de (informar), (estado), compareço a presença de Vossa Senhoria (ou Vossa Excelência), (descreva a solicitação), com o intuito de requerer o pagamento da nota fiscal XX referente à prestação de serviços do dia (período da prestação de serviços)

Fique com meus votos de consideração e estima.

(local), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome)

Modelo de ofício jurídico

Ofício (número/ano)

Excelentíssimo senhor Doutor Juíz de Direito da Comarca de (nome da comarca)

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador de CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), na cidade de (informar), (estado), compareço a presença de Vossa Excelência requerer a análise de (informar o pedido).

Nestes termos, respeitosamente, peço que dê provimento.

(local), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome)

Ofício de solicitação de patrocínio

Ofício (número/ano)

Ao Senhor (nome)

(Cargo)

(Empresa ou órgão)

Eu, nome, estado civil, nacionalidade, profissão, portador de CPF número (informar) e de RG número (informar) residente à (endereço, com rua, número, bairro e complemento), CEP (informar), na cidade de (informar), (estado), compareço a presença de Vossa Senhoria para solicitar o patrocínio no valor de XX para realização do (descrição do evento).

Fique com meus votos de consideração e estima.

(local), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome)

Saiba como publicar conteúdos no DOU

Agora que temos um modelo de ofício, aprenda a publicar no Diário Oficial.

Alguns ofícios precisam ser publicados na imprensa legal para surtirem os efeitos esperados. Isso ocorre quando o fato ou solicitação descrita no documento é de relevante interesse de alguns setores da população ou, simplesmente, quando a lei exige que seja dado publicidade a determinado ato.

Com auxílio de agência de publicidade legal, você pode descobrir tudo o que é necessário para realizar publicações no DOU. O Diário Oficial-e conta com equipe de profissionais que oferecem aos seus clientes esse tipo de serviço.

Agora que você sabe como fazer ofício e já entende que em alguns casos é necessária a publicação desse documento terá mais facilidade para executar esse tipo de processo com mais rapidez. Afinal, com esses modelos em mãos, basta alterar os dados e fazer o envio ou publicação do documento.

Gostou de ver os exemplos de ofício acima? O Diário Oficial-e proporciona conteúdos informativos regularmente para tirar suas dúvidas de assuntos como: Exemplo de ofícios, Publicação no diário Oficial, Legislação Brasileira e muito mais.

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