Como fazer ata de reunião: passo a passo

Empresas dos mais diversos setores, assim como condomínios, precisam saber como fazer ata de reunião. O documento é de extrema importância e, em alguns casos, demanda publicação em Diários Oficiais como forma de fornecer informações acerca de decisões.

Saiba como fazer ata de reunião e qual é o procedimento para publicá-la no Diário Oficial da União.

Leia mais: Qual a diferença entre pauta e ata de reunião 

Conceito de ata de reunião

A ata é um documento elaborado com o objetivo de registrar ocorrências, decisões e fatos de uma reunião, sessão ou assembleia.

O texto da ata, por mais que seja um resumo do evento, deve concentrar os elementos mais importantes, com os principais assuntos e decisões tomadas pelas pessoas envolvidas. 

As principais normas que regem a ata de reunião

A ata é considerada um documento de valor jurídico e, em alguns casos, chega a ser lavrada e não permite rasuras.

Em caso de erros, o responsável pode utilizar a expressão “digo” para reformular a frase. Quando o engano é notado apenas ao final da releitura do texto, é possível utilizar artifícios como “em tempo: onde se lê … leia-se…”.

Importante: as normas permitem que a ata seja escrita e transcrita digitalmente, o que ajuda a facilitar o trabalho do responsável. No caso, é preciso tomar alguns cuidados no ambiente digital, como salvar o arquivo em local seguro e, sempre que preciso, imprimir o documento para manter um livro de atas.

Para que serve uma ata?

A ata serve, principalmente, para registrar informações importantes, como as envolvendo tomadas de decisões.

A ata também é muito importante para salientar o que ficou acordado e quais serão os próximos passos da equipe.

Entendendo como desenvolver o texto da ata de reunião

Cabeçalho

O cabeçalho deve apresentar o título da ata. 

Abertura

Na abertura devem constar a data, hora e local da reunião, assim como a finalidade da reunião e os nomes de todos os participantes, do presidente da mesa e do secretário. 

Declaração de quórum

O presidente precisa esclarecer na declaração da ata, após a abertura, se houve quórum. Isso é necessário para que o documento tenha valor legal. 

Desenvolvimento do texto

Na hora de redigir a ata de reunião, é muito importante se atentar às regras gramaticais, evitando ao máximo erros de grafia e palavras de duplo sentido, por exemplo.

No corpo do texto, todos os assuntos e decisões tomadas devem ser registrados até o final da reunião. Nesse sentido, o fechamento da ata só ocorre depois que todos os fatos tenham sido anotados.

Registro de aprovação

Em algumas empresas, há o processo de leitura da ata ao final da reunião para possíveis correções e registro da aprovação dos envolvidos.  

Relação nominal

Quando terminar a ata, após o fechamento e a leitura, é preciso coletar os nomes de todas as pessoas que compareceram.

No mais, para saber como fazer ata de reunião é recomendável utilizar:

• texto sem parágrafos ou alíneas;
• margem nos dois lados;
• texto em arquivo não editável (como PDF);
• texto sem abreviaturas;
• não utilizar corretivo;
• texto sem rasuras ou emendas;
• linguagem que utilize verbos no tempo pretérito perfeito do indicativo;
• verbos de elocução para diferenciar as opiniões dos envolvidos.

Como fazer ata de reunião: publique atas e documentos em Diários Oficiais

Além de saber como fazer ata de reunião, as empresas precisam publicar suas atas (e outros documentos) em Diários Oficiais. Por meio do portal Diário Oficial-e, é possível realizar a publicação de materiais de relevância no Diário Oficial da União, dos estados e dos municípios de forma prática e sem burocracia, bastando preencher o formulário.

Preencha o formulário no site e veja como publicar ata de reunião no DOU.