O que é e como funciona a publicação de extravio de documento?

Toda empresa precisa cumprir uma série de obrigações e fazer a publicação de extravio de documento é algo que não pode ser deixado de lado. Tal ação é fundamental e deve ser realizada sempre que livros fiscais ou outros documentos do tipo forem perdidos ou extraviados.

Além de ser exigido pela legislação, a publicação demonstra que a empresa é transparente e que o ocorrido não se deu por má-fé ou em busca de vantagens ilegais. A divulgação pode ainda servir como prova para que a organização não tenha problemas caso necessite apresentar os documentos perdidos e já não os tiver.

O extravio de documentos pode acontecer por diversos motivos, que vão desde a desorganização até outras situações que fogem do controle da empresa, como o roubo ou perdas ocorridas por desastres como alagamentos e incêndios.

É comum que os responsáveis pelo controle dos documentos nas companhias tenham muitas dúvidas acerca desse assunto. Por isso, listamos as principais delas e vamos esclarecê-las nos tópicos a seguir. Siga conosco e confira!

O que é uma publicação oficial?

São chamadas de publicações oficiais todos os textos, artigos ou anúncios que são publicados nos diários oficiais, ou seja, nos jornais criados, administrados e mantidos pelos órgãos governamentais. Elas servem para oficializar e tornar públicas situações e acontecimentos que são de interesse da população como um todo.

Existem diários oficiais municipais, estaduais, do Distrito Federal e da União. Em cada uma das esferas do poder público, é realizada um tipo de publicação, sendo possível ainda contratar uma empresa especializada nos serviços de apoio e intermediação com os diferentes canais de comunicação oficiais.

A contratação de uma empresa terceirizada se justifica pelo fato de existirem uma série de regulamentações e exigências. Com isso, o trabalho se torna extremamente burocrático e difícil para quem não tem o hábito de realizar essa atividade com frequência.

Por que é importante fazer uma publicação de extravio de documento?

Os documentos — livros fiscais, notas de importação, duplicatas, faturas, recibos, entre outros — devem ser guardados pelas empresas por pelo menos 5 anos. Esses materiais devem ser fornecidos para as autoridades fiscais sempre que houver uma solicitação, pois eles servem como base para gerar impostos.

Fazer a publicação de extravio de documentos é necessário para que a organização não seja penalizada caso não possa apresentar um material solicitado pelos órgãos fiscais. Assim, além de seguir as leis, a organização terá como provar que perdeu os itens que estão sendo pedidos, se isentando de penalidades mais graves.

As publicações também podem explicitar os motivos que levaram à perda, que, conforme já citado, são bastante diversos e envolvem vários fatores.

Quais são as obrigatoriedades do responsável nessas situações?

Quando uma empresa perde ou extravia um documento fiscal, de acordo com a Portaria CAT nº 17/2006, deve colocar em prática os seguintes passos:

• comunicar o fato ao Posto Fiscal até 30 dias após a ocorrência;
• lavrar termo circunstanciado no Livro de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (LRUDFTO), que deverá ainda ser vistado por uma autoridade fiscal no momento da comunicação da perda;
• entregar, no Posto Fiscal, uma Declaração de Extravio de documento, no ato da comunicação;
• publicar, por 3 dias seguidos, no Diário Oficial da União, um anúncio comunicando a perda, com a identificação — tipo, modelo, série, subsérie e numeração — dos documentos impressos fiscais extraviados, especificando se eles estavam preenchidos ou não.

Quais são os benefícios de realizar essa publicação corretamente?

O Regulamento do Imposto de Renda exige que os contribuintes devem guardar qualquer tipo de documento fiscal enquanto eles não prescreverem. Por isso, no caso de extravio, fazer a publicação corretamente é essencial para comunicar o fato aos órgãos fiscalizadores, evitando assim penalidades por não apresentar esses materiais, caso eles sejam necessários.

Vale destacar que todos os extravios e perdas devem ser corretamente justificados, de modo que um eventual desaparecimento não exclui a responsabilidade que as organizações têm de manter os seus documentos sempre em ordem e de ter todo o cuidado para que isso não aconteça com frequência.

Como fazer uma publicação no Diário Oficial da União?

Para fazer a publicação de extravio de documento no DOU, você precisará, primeiramente, realizar um Cadastro na Imprensa Nacional. Esse cadastro deve ser feito no nome do responsável pela conta, que deverá preencher um formulário digital e encaminhá-lo, junto com um ofício de autoridade fiscal, para a Imprensa Nacional, órgão que fica localizado em Brasília.

Depois de ter o cadastro autorizado, deverão ser seguidas diversas diretrizes impostas pela Portaria 310, que se refere à publicação de materiais no Diário Oficial da União. Essa Portaria prevê uma série de regulamentações para os materiais enviados para divulgação.

Os arquivos devem ser no formato Rich Text Format (RTF) e nomeados com um título que não ultrapasse a quantidade máxima de 30 caracteres, sendo que nenhum deles pode ser especial. Já o tamanho do arquivo não deve ultrapassar 10 megabytes.

A fonte do conteúdo digitado deve ser obrigatoriamente a Times New Roman em tamanho 8. O alinhamento do texto deve ser justificado, com um recuo de 1 centímetro na primeira linha de cada parágrafo.

Assim, o texto da comunicação do extravio deve seguir todas essas regulamentações, o que pode gerar muito trabalho para as empresas, sobretudo quando não se tem o domínio ou hábito de publicar com frequência no Diário Oficial da União.

Por isso, contar com o apoio de profissionais experientes em fazer a intermediação entre as organizações que precisam realizar a publicação de extravio de documento e os diários oficiais pode ser a melhor solução. Assim, você garante que tudo será feito conforme previsto na legislação, sem que nenhum erro seja cometido.

O Diário Oficial-e é uma empresa especializada nessa área e pode fazer todo esse trabalho burocrático para você. Fazemos desde o cadastro na Imprensa Nacional, até a redação e formatação dos arquivos nos formatos exigidos. Além disso, negociamos e garantimos a publicação do seu comunicado no DOU. Entre em contato conosco e saiba mais sobre os serviços que oferecemos.