Afinal, que é o tempo de guarda de documentos? Entenda aqui!

Nas empresas, de modo geral, existe um número muito grande de documentos gerados e recebidos. O correto processo de armazenamento garante segurança jurídica para os negócios que lidam com um grande volume de arquivos. Nesse sentido, conhecer sobre essa prática é um diferencial para os empresários. Contudo, uma dúvida frequente diz respeito ao tempo de guarda de documentos.

A legislação determina quais arquivos não devem ser descartados e por quanto tempo eles precisam ser armazenados. Além disso, a própria empresa, muitas vezes, decide pela guarda por questões estratégicas. Daí a necessidade de conhecer melhor sobre esse processo.

Preparamos este artigo para ajudar você a entender melhor sobre esse assunto e saber qual a importância dessa prática para a sua empresa. Confira!

Do que se trata a guarda de documentos?

Guarda de documentos é como se chama o processo de armazenamento dos documentos originais de uma instituição. Ela abrange diversos setores da empresa — como contábil e trabalhista — e guarda arquivos como comprovantes de pagamentos, notas fiscais, contratos de trabalho, folha de ponto, entre outros registros.

Essa atividade oferece segurança jurídica para a organização na medida em que disponibiliza essas informações em caso de auditorias e solicitações pelos órgãos públicos, o que evita a aplicação de multas e penalidades.

Quais são as melhores formas de guardar documentos?

Não existe uma única forma de armazenar os arquivos da empresa. Alguns gestores optam por utilizar armários para guardar os documentos em papéis. Outros preferem utilizar os serviços de alguma empresa especializada no gerenciamento desses elementos.

Independentemente da escolha, é fundamental dispor de espaço destinado exclusivamente para o processo de guarda, conservação e proteção, o que pode consumir uma boa parte do orçamento. A utilização de um local limpo e organizado é fundamental para garantir a boa conservação dos itens em questão.

Cabe ressaltar que o método tradicional exige disponibilização de recursos para pagar os gastos com o espaço de armazenamento físico, a recuperação de documentos, as despesas de pessoal relacionadas a essas tarefas, além do transporte e do descarte quando não forem mais úteis.

Importância da digitalização

Devido aos custos envolvidos na guarda tradicional, é importante destacar que os documentos não precisam ser armazenados em arquivos físicos. Eles podem ser digitalizados e organizados em meio eletrônico. Desse modo, a digitalização garante maior segurança e facilita a busca pelos registros quando houver necessidade.

A digitalização tem um grande impacto na velocidade dos procedimentos relativos a todo o processo, pois a troca de documentos pela rede é muito mais rápida. Além disso, o tempo do recebimento e da emissão do arquivo também é otimizado.

Com o armazenamento digital, os custos são drasticamente reduzidos, pois os arquivos podem ser salvos em notebooks, computadores, na nuvem e em mídias físicas, como CDs, DVDs, pendrives ou HDs externos.

Quais são os benefícios de armazenar documentos?

A guarda de documentos pode fazer a diferença no sucesso do negócio. Além de saber a importância do armazenamento, também é importante entender quais são as vantagens dessa atividade para a empresa. Confira, a seguir, os principais benefícios dessa prática!

Diminuição de custos

O arquivamento correto diminui a probabilidade de extravios e perdas, e previne que a empresa sofra prejuízos com multas, penalidades e processos judiciais.

Agilidade operacional

O manuseio de grandes volumes de documentos exige um gasto valioso de tempo dos funcionários, que pode ser evitado com um bom sistema de armazenamento.

Otimização da produtividade

Além de tornar a rotina operacional mais ágil, o arquivamento eficiente possibilita o aumento da produtividade dos colaboradores, pois as informações são mais facilmente encontradas e sobra tempo para que eles se dediquem a outras atividades empresariais.

Colaboração em auditorias

Para que as auditorias sejam realizadas de forma eficiente, é importante que os documentos necessários sejam disponibilizados. Assim, o correto armazenamento permite que os dados solicitados pelos auditores sejam facilmente acessados e manuseados.

Durabilidade dos documentos

O arquivamento eficaz aumenta a durabilidade dos arquivos, garantindo que eles se mantenham íntegros pelo prazo no qual precisam ser preservados. O armazenamento digital garante ainda mais sua longevidade.

Segurança

Outra grande vantagem de contar com um serviço eficaz de guarda de documentos é a garantia de segurança dos arquivos, evitando que os dados importantes se percam ou sejam descartados antes da hora.

Qual é o tempo de guarda dos documentos?

As empresas precisam guardar os documentos fiscais e trabalhistas, pois são os mais solicitados por órgãos públicos e em ações judiciais. O tempo pelo qual eles devem ser armazenados é variável, a depender da espécie. Em geral, os arquivos fiscais devem ser guardados por, pelo menos, 5 anos. Os principais são:

• notas fiscais;
• recibos e demais comprovantes de lançamentos;
• livros fiscais;
• comprovantes de imposto de renda;
• sistemas eletrônicos de dados de escrituração contábil;
• comprovantes de contribuições fiscais;
• declarações em geral.

Os arquivos trabalhistas têm prazos diferentes. O tempo pelo qual devem ser guardados está de acordo com a sua função. Veja, a seguir, os principais documentos e seu tempo de armazenamento:

• Contrato de Trabalho — tempo indeterminado;
• Ficha de registro de empregado — tempo indeterminado;
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) — 30 anos;
• Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP) — 30 anos;
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC) — 30 anos;
• Folhas de Pagamento — 10 anos;
• sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários — 10 anos;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) —10 anos;
• recibos de pagamentos de salário, férias e 13º — 5 anos;
• controle de ponto — 5 anos
• Guia da Previdência Social (GPS) — 5 anos;
• Contribuição Sindical — 5 anos;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) — 3 anos;
• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)— 2 Anos.

O arquivamento é uma prática estratégica fundamental na gestão empresarial. Quando realizado de modo eficiente, ele otimiza os procedimentos documentais de uma empresa. Para garantir melhores os resultados desse processo, é preciso ter atenção ao tempo de guarda de documentos e não descartar antecipadamente nenhum item essencial ao bom funcionamento do estabelecimento. Além disso, utilizar ferramentas que facilitem o dia a dia da empresa pode auxiliar no processo de armazenamento.

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