Como publicar um edital de convocação em 3 passos

O seu chefe te pediu para providenciar a publicação de um edital de convocação de um cliente, mas você não sabe o que fazer, nem por onde começar? Tenha calma! Realmente, não é uma tarefa simples, mas também não é um bicho de sete cabeças. Apenas respire fundo e mantenha o foco para compreender o que precisa executar.

Primeiro, você deve compreender o documento que tem em mãos. Depois, verificar onde, como e quando ele deve ser publicado. Cada tipo de documento exige uma diagramação específica, e sua finalidade vai apontar o prazo a observar para a publicação.

Mas a boa notícia é que nós vamos te mostrar como fazer isso em 3 passos simples! Preparado? Então, vamos lá:

1º passo: identificando o tipo de edital

Pelo conteúdo do documento, você já percebeu que se trata de um chamamento — um comunicado para que um grupo de pessoas compareça em um determinado local, dia e horário informados, para tomar conhecimento de certos assuntos e deliberar sobre eles, certo?

Exatamente: um edital de convocação é, grosso modo, um convite a um comparecimento. Agora, é preciso cautela na análise do edital para identificar em qual diário deverá ocorrer a publicação, e verificar o preenchimento dos requisitos legais para a sua validade.

Todo edital de convocação deve, sob pena de nulidade, ter:

• um preâmbulo, com informações sobre quem convoca, quem são os convocados e a data, hora e local do comparecimento;
• o motivo da convocação, que normalmente é por determinação legal;
• a pauta, ou seja, os assuntos que serão tratados;
• e o encerramento, que é a data do comunicado e a assinatura do responsável pela convocação.

2º passo: a formatação do conteúdo

Cada diário oficial (da União, dos estados e dos municípios) pode ter regras próprias para a diagramação das matérias, por isso, é importante sempre consultar o manual e as dicas indicadas no site do periódico onde você realizará a publicação.

Normalmente, deve-se utilizar a fonte Times New Roman, tamanho 8, e texto justificado com a primeira linha do parágrafo recuado em 1 cm, tudo em espaço simples. O arquivo deve ser gerado no padrão DOC (Word) ou RTF (Rich Text Format), e seu nome não pode ultrapassar 30 caracteres, sendo proibido o uso de caracteres especiais.

3º passo: enviando o arquivo com o edital de convocação

O envio da matéria a ser publicada deve obedecer ao horário de encerramento do expediente do diário oficial. E fique atento, pois editais de convocação devem obedecer a determinado prazo para publicação, cujo atraso pode gerar danos para o cliente. Veja também o tamanho máximo admitido para cada arquivo.

Acessado o site do periódico, envie o arquivo nos termos informados no manual, e emita e pague o boleto. Há um prazo para o processamento do pagamento — lembre-se disso ao programar o envio da matéria.

Então, será feita a análise pelo jornal. Se houver erros, o arquivo será devolvido e o valor pago será ressarcido; se estiver tudo certo, o edital será publicado na edição seguinte, conforme o horário de envio.

Vale ressaltar, por fim, que os diários oficiais não publicam apenas editais de convocação. Há um grande número de documentos para os quais a lei obriga a divulgação, e para vários deles há um tipo de diagramação e prazos diferentes.

Como podemos ver, são diversos os procedimentos e outras informações que você deve dominar quando precisa realizar publicações oficiais. Mas tudo isso pode ser facilitado com segurança: existem no mercado empresas especializadas nessa tarefa, que fazem tudo para você!

Então, se gostou deste post e quer saber mais sobre editais de convocação, aproveite agora par abaixar o nosso e-book Publicação no Diário Oficial da União, e veja 7 dúvidas respondidas que te ajudarão a entender melhor esse tema!