Saiba como fazer folha de pagamento

Um dos documentos mais importantes para uma empresa é a folha de pagamento, que envolve diversas questões e exigências legais. Esse é um documento comumente feito pelo departamento pessoal da empresa ou pelo setor contábil.

Todos os meses, a folha deve ser fechada com muita atenção para que todas as informações estejam corretas e para que conste tudo aquilo que for obrigação legal. Por isso, é essencial saber como fazer folha de pagamento de uma forma completa e sem equívocos.

Acompanhe este artigo e veja um passo a passo com dicas de como elaborar esse documento. Boa leitura!

Folha de pagamento: o que preciso saber?

A folha de pagamento é o documento no qual são registrados e demonstrados, mês a mês, os descontos e recebimentos dos funcionários. Esse documento é obrigatório graças ao artigo 225 do Decreto n.º 3048/1999.

Além disso, a empresa deve incluir diversas informações, como:

• Nome do segurado, que pode ser autônomo, empregado, trabalhador avulso ou de outra categoria;
• Parceladas que não fazem parte da remuneração, como ajuda de custa e diárias;
• Função, serviço prestado ou cargo;
• Descontos permitidos por lei;
• Parcelas que integram a remuneração;
• Nome das seguradas que estiverem recebendo salário-maternidade;
• Indicação de quantas quotas referentes a salário-família cada segurado está recebendo.

Sendo assim, são diversas as informações que devem constar no documento e, por isso, saber como fazer folha de pagamento de forma adequada é fundamental para evitar erros e problemas.

Saiba como fazer: passo a passo

Para não perder nenhum detalhe, é importante seguir um passo a passo organizado para confeccionar a folha de pagamento todos os meses.

1. Estabeleça a categoria de cada colaborador

O primeiro passo é estabelecer a qual categoria cada colaborador pertence, uma vez que cada um pode fazer parte de convenções coletivas diferentes. A partir disso, torna-se possível estabelecer quais serão as bases de cálculo e de descontos para seguir com os demais passos.

2. Realize o levantamento de horas

As horas de trabalho devem ser levantadas – não apenas as que compõem a jornada típica de trabalho, mas também os adicionais noturnos e horas extras. Também devem ser verificados eventuais descontos, como atrasos, faltas e ausências sem justificativa.

3. Considere os descontos e encargos

Outro passo é saber todos os descontos e encargos necessários, como IRRF, contribuição sindical e INSS, vale-refeição, plano de saúde e vale-transporte. Todos os benefícios precisam aparecer na folha de pagamento.

4. Indique o FGTS

O FGTS deve estar discriminado na folha de pagamento por ser uma obrigação do empregador depositar 8% do salário para cada colaborador. Assim, isso não deve entrar na parte de descontos.

5. Faça a distinção entre salário líquido e bruto

É importante separar o salário bruto (valor cheio) do salário líquido (valor já considerando todos os descontos legais). Ou seja, o salário líquido é o valor que o colaborador vai receber depois de serem descontados todos os encargos.

Passos adicionais

Também é fundamental fazer um levantamento das rescisões e admissões para cálculo proporcional dos salários e observar as licenças e férias dos colaboradores que estão usufruindo desses direitos, a fim de que isso também seja incluído na folha de pagamento.

Dessa maneira, muitos dados e informações devem constar no documento. Por isso é indispensável que ele seja feito com cuidado para que nada fique de fora e para que todos os pagamentos sejam feitos corretamente, sem valores a mais ou a menos. Além disso, a folha de pagamento deve ser feita a tempo de todos os salários serem pagos no prazo estabelecido por lei.

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